Pendampingan Tamu ke Kamar Hotel

Pendampingan Tamu ke Kamar  Hotel

Setelah melakukan proses registrasi, tamu akan diantarkan petugas ke kamar. Bagi tamu golongan VIP akan langsung diantar oleh guest relation officer atau GRO, sedangkan bagi tamu reguler akan diantarkan oleh bellboy. 

a. Tamu Reguler Perorangan 

Tamu reguler dapat diantar oleh bellboy yang juga bertugas untuk membawakan barang bawaan tamu hotel. Berikut prosedur bellboy dalam mengantarkan tamu ke kamarnya. ; 

1) Saat akan memasuki lift, tamu dipersilakan masuk terlebih dahulu. 

2) Saat akan keluar lift, tamu dipersilakan keluar terlebih dahulu, setelah itu barulah bellboy mengikuti. . 

3) Tiba di depan kamar, bellboy akan menunjukkan cara membuka kamar dengan kunci yang - diberikan pihak resepsionis.

4) Bellboy mempersilakan tamu untuk memasuki kamar. 

5) Bellboy akan meletakkan barang bawaan tamu kemudian akan menjelaskan terkait fasilitas yang didapatkan oleh tamu selama menginap dihotel.

6) Setelah tamu paham, maka bellboy mengucapkan selamat istirahat kepada tamu, kemudian pamit. 

7) Tidak lupa sebelum pamit, bellboy menunjukkan nomor ekstension yang dapat dihubungi oleh tamu hotel. 

b. Tamu VIP 

Untuk tamu VIP mendapat beberapa keuntungan dibandingkan dengan tamu reguler Keuntungan-keuntungan tersebut diantaranya adalah sebagai berikut. 

1) Kunci dan kartu tamu telah disiapkan sebelum tamu VIP datang. 

2) Petugas akan melakukan pencocokan data reservasi dengan ID tamu VIP. 

3) Petugas akan melakukan pengecekan bahwa welcome drink maupun fruit basket telah disiapkan di kamar tamu. 

4) Guest card, kupon makan, kupon parkir, serta kupon yang lain akan diserahkan kepada GM yang kemudian akan diantarkan kepada tamu VIP di kamar tamu. 

5) Tamu VIP diantar oleh GM dengan cara pendampingan tamu menuju lokasi kamar hotel. Saat mengantarkan tamu, GM dapat menanyakan bagaimana perjalanan tamu menuju hotel atau mungkin hal-hal yang lain seperti hobi, kesehatan, rencana liburan, dan masih banyak lagi. Hal ini dimaksudkan agar tamu merasa ada perhatian dari petugas hotel kepada tamu tersebut-. 

Hal yang harus dilakukan saat pendampingan adalah sebagai berikut. 

1) Saat akan memasuki lift, maka tamu dipersilahkan lebih dulu untuk masuk, begitu pula saat keluar lift. 

2) Pada saat tiba di depan kamar, GRO akan menunjukkan cara membuka kamar dengan kund yang diberikan resepsionis. 

3) Tamu dipersilakan untuk memasuki kamar terlebih dahulu. 

4) GRO akan menjelaskan terkait fasilitas yang didapatkan oleh tamu selama menginap di hotel. Selain itu GRO juga akan memastikan bahwa lampu, TV, alarm, AC, pemanas air, keran serta perangkat elektronik lainnya berfungsi dengan baik. 

5). GRO memberikan kesempatan untuk tamu bertanya, bila ada hal yang belum dipahami terkait fungsi peralatan yang ada di kamar..

6) Setelah tamu paham, maka GRO mengucapkan selamat istirahat kepada tamu, kemudian berpamitan. 

7) Tidak lupa sebelum pamit, GRO dapat menunjukkan - nomor ekstension yang dapat dihubungi oleh tamu hotel. . 

8) Sedangkan barang dari tamu VIP akan dibawakan oleh bellboy menggunakan trolley, dan menatanya pada lugage rack dengan rapi. 

9) GRO kemudian kembali dan mengisi keterangan terkait status tamu yang telah melakukan check in. 

10) Sedangkan bellboy akan mengisi errand card setelah kembali ke concierge counter. Bila tugas telah selesai dikerjakan maka bellboy akan menyerahkan errand card kepada  bell captain, sebagai bukti bahwa tugas check in telah dilakukan. 

11) Petugas resepsionis akan memastikan bahwa kamar telah mengalami perubahan status dari vacant clean menjadi occupied. Petugas reservasi kemudian menyiapkan bill serta menghubungi departemen lain terkait adanya permintaan khusus dari tamu hotel. 

12) Bila hotel masih menggunakan sistem manual atau non komputer maka petugas reservasi dapat mengisi rack slip pada saat balancing room. 

c. Tamu Rombongan 

Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan saat menangani kedatangan tamu rombongan. Tamu rombongan merupakan tamu yang akan menginap dalam jumlah banyak, penanganan tamu tersebut tergantung pada kemampun hotel dalam menyediakan fasilitas. 

1) Satu orang perwakilan dari tamu rombongan akan melakukan check in di meja resepsionis, biasanya diwakilkan oleh leader tour. Tamu rombongan yang lain, dipersilakan untuk menuggu di lobby hotel atau ruang yang lain yang telah disediakan oleh pihak hotel. 

2) Pihak hotel akan menyajikan welcome drink kepada tamu rombongan sambil menunggu proses check in selesai. 

3) Bellboy akan memasangkan lugage  pada barang-barang bawaan tamu. 

4) Leader tour akan mengisi formulir registrasi untuk seluruh rombongan. 

5) Petugas resepsionis akan melakukan pemeriksaan pada kartu registrasi dengan teliti dan saksama. 

6) Petugas resepsionis akan memberikan alokasi kamar yang akan ditempati tamu rombongan. 

7) Bellboy dan tim akan mengatur cara pendistribusian barang tamu. 

8) Setelah proses regristrasi selesai, maka petugas dapat mengantarkan tamu ke kamar hotel. Di mana sebelumnya tamu sudah mendapatkan kunci kamar masing-masing. Bila tamu dalam jumlah banyak dan tidak dalam satu lantai, maka petugas hanya akan mengantarkan ke bagian kamar yang letaknya sulit untuk dijangkau. 

9) Barang akan diantarkan menuju kamar tamu sesuai dengan lugage tag pada tas dan telah dicocokkan dengan four leader. Lugagge tag berisikan informasi terkait nomor kamar dan nama tamu. 

10) Etika yang harus dilakukan oleh bell boy adalah saat akan memasuki lift, maka tamu dipersilakan lebih dulu untuk masuk, setelah sampai pada lantai yang dituju maka tamu dipersilakan untuk keluar terlebih dahulu. 

11) Bila jumlah tamu cukup banyak maka barang bawaan tamu dapat diantar setelah tamu sampai di kamar masing-masing. 

12) Bellboy harus mengetuk pintu kamar sebelum masuk kamar. 

13) Setelah dipersilahkan masuk, bellboy dapat meletakkan barang pada lugage rack. 

14) Bellboy harus menjelaskan fasilitas-fasilitas yang diperoleh tamu selama menginap di hotel serta pelayanan yang didapatkan dari pihak hotel. 

15) Setelah tamu paham, maka bellboy dapat meninggalkan kamar tamu dan berpamitan pada tamu hotel.  

16) Bellboy dapat kembali ke bellboy station kemudian mengisi errand tard. Bila tugas telah selesai dikerjakan maka dell boy akan menyerahkan errand card kepada bell captain.sebagai bukti bahwa tugas check in telah dilakukan. 

17) Petugas resepsionis akan memastikan bahwa kamar telah mengalami perubahan status dari vacant clean menjadi occupied. Petugas reservasi kemudian menyiapkan bill serta menghubungi departemen lain terkait adanya permintaan khusus dari tamu hotel. 

18) Pengubahan status dan penerimaan pesan yang diterima pihak resepsionis akan dikirimkan ke departemen lain. Bila hotel sudah menggunakan sistem komputer maka informasi dapat tersebar secara otomatis. Sedangkan bila hotel menggunakan sistem manual maka data tamu dapat dimasukkan ke rekening yang ditangani oleh kasir front office.