Pemberian Dari Bagian Front Office Kepada Tamu

Pemberian Dari Bagian Front Office Kepada Tamu

Berikut materi beberapa hal yang diberikan oleh petugas bagian Front Office kepada Tamu Hotel.

A. Pemberian Kunci Kamar 

Kunci kamar dapat diperoleh ketika proses registrasi telah selesai. Kunci di hotel terbagi menjadi  dua, yaitu kunci manual dan kunci kartu. 

a. Kunci manual 

Kunci manual merupakan kunci yang terbuat dari logam. Kunci ini memiliki kelemahan, yaitu tingkat keamanan masih rendah dibadingkan dengan key card atau kunci kartu. 

b. Kuncikartu 

Kunci kartu terdiri atas dua sistem, yaitu manual card system dan electronic card system. 

1) Manual card system merupakan kunci kamar di mana kartu tersebut telah diberikan kode khusus berupa lubang-lubang berpola. Kunci ini tidak memiliki batas waktu. Kunci dapat digunakan selama key box tidak diganti. Key box biasanya tertempel pada pintu kamar hotel

2) Electronic card system atau sistem kartu elektronik merupakan kunci kamar dengan memory  card. Biasanya dalam kartu tersebut telah diberikan barcode khusus sebagai tanda pengenal kartu. Kartu ini selain memiliki kecanggihaan juga memiliki kelebihan, yaitu kunci kartu hanya dapat dipakai hingga jam keberangkatan atau check ous tamu. Jadi, misalnya tamu tersebut . harus check out pada pukul 13.00, maka pada jam 43.01 WIB kartunya sudah tidak dapat dipergunakan lagi. Bila kartu hilang maka kartu dapat dibuat lagi, dengan biaya pembuatan kunci dibebankan kepada tamu yang menghilangkan kunci tersebut. 

Dalam operasionalnya sehari-hari hotel membutuhkan beberapa jenis kunci. Jenis-jenis kunci tersebut adalah sebagai berikut ini. 

a. Guest room key 

Guest room key merupakan kunci yang didapatkan oleh tamu dari front office saat melakukan check in di hotel. Guest room key hanya dapat digunakan oleh tamu pada kamarnya sendiri. 

b. Floor key 

Floor key merupakan kunci yang dapat digunakan bagi seluruh kamar yang ada di hotel. Hal ini . digunakan untuk melakukan pengecekan maupun pemeriksaan seluruh kamar hotel. Kunci ini dipegang oleh floor supervisor sehingga pengawasan dapat terlaksana dengan baik. 

c. Pass key 

Pass key merupakan kunci yang digunakan untuk membuka satu kamar akan tetapi pass key tidak dapat digunakan untuk membuka kamar dengan double locked.

d. Master Key 

Master key dipegang oleh petugas housekeeping. Master key hanya dapat digunakan untuk membuka kamar yang berada dalam satu lantai atau dalam satu wilayah. Kunci ini tetap dapat digunakan " meski kamar dikunci dengan double locked. Kanan 

e. Grand master key 

Grand master key merupakan kunci yang dipegang oleh GM (general manager), EAM (executive assistant manager) serta RM (resident manager). Grand master key dapat digunakan untuk membuka , Semua kamar hotel meskipun berada di lantai atau blok yang berbeda. 

B. Pemberian Kartu Tamu Hotel 

Kartu tamu berbeda dengan kunci hotel. Kartu tamu merupakan kartu yang berisikan identitas tamu yang menginap di hotel. Kartu ini diberikan oleh petugas kepada tamu hotel sesuai dengan jadwal kedatangannya. Pada kartu tamu biasanya tertera identitas tamu hotel seperti: ' 

a. nama tamu hotel

b. nomor kamar hotel

c. harga kamar hotel, 

d. tipe kamar hotel,  

e. tanggal kedatangan di hotel, 

f. tanggal keberangkatan dari hotel, . 

g. informasi hotel kepada tamu hotel. 

Kartu tamu diperlukan untuk hal-hal berikut ini. 

a. Mengambil kunci kamar hotel yang dititipkan pada bagian receptionist jika hendak melakukan perjalanan, untuk mencegah hilangnya kunci akan lebih baik bila kunci dititipkan kepada  petugas.  

b. Konfirmasi terkait transakasi yang dilakukan oleh tamu hotel dalam memanfaatkan fasilitas hotel seperti restaurant account, room account, bar account, fitness account dan lain sebagainya. 

C. Pemberian Welcome Drink Card  

Setelah tamu mendapatkan guest card, tamu akan diberikan welcome drink card oleh petugas. Kartu ini dapat ditukarkan di restoran atau bar yang telah disediakan oleh hotel. Welcome drink card berisikan nama tamu hotel dan nomor kamar hotel tempat menginap. Beberapa hotel tidak memberikan kartu welcome drink, akan tetapi petugas langsung memberikan welcome drink bagi tamu sewaktu registrasi berlangsung.

D. Pemberian Kupon Makan 

Kupon makan merupakan fasilitas yang dapat dinikmati oleh tamu hotel tanpa memberikan biaya tambahan. Biasanya pihak hotel telah memasukkan biaya makan tersebut satu paket dengan harga kamar. Kupon makan tersebut biasanya berbentuk breakfast voucher. Penyerahan kupon tersebut dilakukan saat konfirmasi data diri tamu hotel pada waktu kedatangan. Petugas juga berkewajiban menerangkan cara penggunaan kupon tersebut pada tamu hotel. Dalam kartu kupon, petugas harus mengisi identitas dari tamu hotel, seperti nama tamu, nomor kamar, dan periode waktu. 

Itulah sedikit materi tentang beberapa hal yang diberikan petugas front office kepada tamu hotel.