Struktur Organisasi Laundry Departement

Struktur Organisasi Laundry Departement

Para personel yang tampak pada struktur organisasi memiliki tugas dan perannya masing-masing. Berikut adalah uraian tugas dan peran masing-masing personel.

1. Laundry Manager
Sebagai pimpinan tertinggi di Laundry Department, laundry manager memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a. Merencanakan program kerja dan anggaran pada bagian laundry.
b. Mengoordinasi pelaksanaan tugas di laundry.
c. Mengawasi langsung kerja bawahannya.
d. Bertanggung jawab atas pengeluaran untuk biaya operasional.
e. Bertanggung jawab atas pencapaian target pendapatan laundry.
f. Melatih dan memotivasi bawahannya.
g. Membuat evaluasi bawahan baik secara rutin maupun setiap tahun.
h. Menangani masalah atau keluhan tamu.
i. Membuat laporan kepada General Manager (untuk Hotel Laundry) atau Owner (untuk Independent Laundry).
j. Membina kerja sama dengan pimpinan dan bagian lain. 

2. Assistant Laundry 

Manager Orang nomor dua di lingkungan Laundry Department ini berkewajiban mendukung semua kebijakan yang telah ditetapkan oleh laundry manager. Di samping itu, ia memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: 

a. Melaksanakan program kerja yang telah ditentukan bersama. 

b. Mengoordinasi pengawas dan bawahan.

c. Memimpin dan membuat jadwal kerja pengawas (supervisor). 

d. Mengontrol hasil kerja bawahan. 

e. Mengantikan peran laundry manager saat berhalangan. 

f. Membuat permintaan perbaikan, pembelian alat-alat bahan pencuci dan linen, serta perlengkapan operasional lainnya. 

g. Menyelesaikan masalah yang timbul sehubungan dengan bawahan atau cucian tamu. 

h. Membuat laporan atau evaluasi hasil kerja bawahan dan memeriksa pemakaian alat-alat dan bahan pencuci. 

. Melatih bawahan agar terampil. 

3. Laundry Secretary 

Secara hirarki, jabatan Secretary Laundry Manager berada di bawah jabatan supervisor, namun secara operasional ia bertanggung jawab langsung kepada Laundry Manager dan Assistant Laundry Manager dalam menyelesaikan seluruh tugas yang sifatnya administratif. 

4. Laundry Plant Section dan Laundry Office Section 

Jika dilihat dalam struktur organisasi Laundry Departemet sebelumnya ada dua bagian besar dalam operasionainya, yakni Laundry Plant Section dan Laundry Office Section. Laundry Plant Section merupakan bagian yang secara langsung memproses pencucian pakaian tamu, baik dengan mesin-mesin faundry maupun dengan dry cleaning. Laundry Office Section merupakan seksi atau bagian yang secara umum membantu hasil kerja laundry Plant Section, baik dalam hal pengambilan dan distribusi cucian pakaianfinen maupun hal-hal yang berkaitan dengan administrasi Laundry Department. 

a. Laundry Plant Section Bagian ini dipimpin oleh seorang supervisor yang disebut Laundry Plant Supervisor. Secara umum, tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: 

1) Melaksanakan program kerja yang telah ditentukan bersama. 

2) Mengoordinasi bawahan agar operasionalnya berjalan lancar. 

3) Membuat jadwal kerja bawahan. 

4) Mengawasi hasil kerja bawahan dengan baik. 

5) Melatih dan memotivasi bawahan agar terampil pada bidangnya. 

6) Mengawasi pemakaian alat dan bahan pencuci. 

7) Membuat laporan perbaikan bila ada kerusakan. 

8) Membuat inventarisasi rutin pada seksi masing-masing. 

9) Membuat laporan hasil kerja anak buah.

10) Membina kerja sama dengan pengawas lainnya. 

Ada dua bagian yang dibawahi oleh supervisor ini, yakni 

Laundry Section dan Dry Cleaner Section. 

1) Laundry Section Bagian ini akan menangani semua proses pencucian linen,  pakaian seragam, dan pakaian tamu. Bagian ini terdiri dari personel-personel berikut ini. 

a) Checker 

Tugas dan tanggung jawab checker adalah sebagai berikut: 

- Memeriksa cucian kotor tamu yang diserahkan oleh petugas Valet dari dalam laundry bag, baik jumlah Maupun kondisi pakaiannya. 

- Memeriksa dan menghitung kembali jumlah cucian agar sesuai dengan faundry list. 

- Memperhatikan permintaan pelayanan cucian tamu (ekspress, one day service, ataupun regular) serta 

permintaan lainnya, seperti dikanji, dicuci secara manual, digantung atau dibungkus, dengan memberi tahu agar petugas pencucian hingga finisher memenuhi permintaan sesuai dengan keinginan tamu. 

- Mengecek cucian, barangkali ada yang terkena noda. Jika ada, checker harus memberi tahu petugas washer agar dapat dilakukan proses pre-wash terlebih dahulu.

- Jika terdapat pakaian tamu yang robek, kancingnya lepas, ornamennya lepas, dan sebagainya, checker segera membawa pakaian tersebut ke petugas seamstress untuk diperbaiki. 

-Mengumpulkan cucian sesuai dengan kode atau nomor cucian. 

- Melipat dan membungkus dengan plastic bag cuciancucian kecil yang telah selesai dicuci dan disetrika, seperti kaos kaki, singlet, sapu tangan, dan lain-lain.

- Membungkus cucian pakaian-pakaian besar yang sudah disortir sesuai dengan laundry list-nya dengan Laundry Cover Plastic untuk digantung; selanjutnya ditata dalam Hanger Trolley yang dilengkapi dengan Hanger Tag agar tidak tertukar dan memudahkan petugas Valet mengirimnya ke kamar tamu. 

b) Marker 

Tugas dan tanggung jawab marker adalah sebagai berikut: 

- Memberi tanda/kode pada setiap cucian tamu berdasarkan nomor kamar agar cucian nantinya tidak tercampur, tidak hilang, serta mudah dikumpulkan atau mencegah kekeliruan pada saat pengembalian. 

- Memilah-milah cucian berdasarkan proses penanganannya (di jaundry atau di dry cleaning), yang meliputi bahan cucian (katun, wol, jins, dan lain-lain), warna cucian (putih, cerah, dan gelap), tingkat kekotoran (light, medium, dan hard soil).

- Menyerahkan pakaian yang dicuci dengan laundry ke petugas washer dan yang dicuci dengan dry cleaning ke petugas cleaner

- Menyerahkan semua /aundry/valet list kepada petugas Charge/Billing untuk menghitung biaya cucian/tagihan yang mesti dibayar tamu. 

c) Washer 

Tugas dan tanggung jawab washer adalah sebagai berikut: 

- Menerima dan memeriksa kembali semua kondisi linen dan pakaian kotor, baik milik tamu maupun uniform/ seragam karyawan. 

- Melakukan pre-wash terlebih dahulu untuk linen ataupun pakaian yang memiliki noda agar tidak menyebar ke cucian lainnya. 

- Mencuci secara manual pakaian-pakaian yang harus dicuci dengan handwash, terutama pakaian-pakaian yang sensitif terhadap bahan kimia (chemicals).

- Memasukkan pakaian-pakaian kecil dan halus yang berpotensi tersangkut atau merusak pakaian lainnya (kaos kaki, bra, celana dalam, sapu tangan, dan lainlain) ke dalam washing net untuk dicuci bersama-sama dengan pakaian lainnya. 

- Memasukkan cucian kotor ke dalam washing machine berdasarkan jenis, warna, dan tingkat kekotorannya. Memindahkan cucian yang telah selesai dicuci dengan washing machine ke mesin pemeras.

- Memilah-milah pakaian yang selesai diperas untuk proses selanjutnya, apakah langsung di-pressing (untuk flat linen, shirt, dan lain-lain) atau harus dikeringkan terlebih dahulu (biasanya untuk semua jenis terry linen atau pakaian yang tebal/bergelombang). 

d) Tumbler 

Tugas dan tanggung jawab tumbler adalah sebagai berikut: 

- Memasukkan semua cucian yang harus dikeringkan ke dalam drying tumbler, terutama pakaian-pakaian yang tebal atau linen-linen yang tebal dan bergelombang (terry linen), seperti handuk, selimut, dan Jain-lain. 

- Mengeluarkan pakaian-pakaian dan linen yang telah kering dari mesin drying tumbler untuk dipilah-pilah mana yang harus di-press dan mana yang langsung di-packing. 

- Memeriksa kebersihan mesin drying tumbler terutama kebersihan /int agar sisa benang tidak menghambat arus panas dalam drying tumbler atau menyebabkan kebakaran. 

e) Mangler/ironer 

Tugas dan tanggung jawab mangler/ironer adalah sebagai berikut: 

- Melakukan pelicinan linen-linen yang berukuran besar dan tipis, seperti sheet, table cloth, skirting, napkin, dan lain-lain dengan mesin flatwork ironer/mangler.

- Melipat dan menyusun linen-linen yang sudah rapi ke dalam trolley linen yang akan diserahkan kepada petugas linen attendant. 

Mesin-mesin wool presser biasanya menggunakan pelapis khusus yang mengeluarkan uap panas untuk merapikan pakaian-pakaian tersebut. 

- Merapikan pakaian yang dicuci dengan dry cleaning dengan mesin-mesin khusus, seperti Susy Q ataupun Pant Topper. 

c. Finisher 

Tugas dan tanggung jawab Finisher adalah sebagai berikut: 

- Bertanggung jawab menyempurnakan hasil pelicinan dari petugas garment presser, shirt presser, serta wool presser dengan menggunakan hand (steam) ironer.

- Mengantung semua cucian yang telah rapi/licin dengan hanger. 

- Menyerahkan pakaian yang telah rapi kepada petugas sorter untuk dikumpulkan sesuai dengan faundry/Valet list. 

b. Laundry Office Section 

Bagian ini dipimpin oleh seorang supervisor yang disebut Laundry Office Supervisor, yang secara unum memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut

1) Melaksanakan program kerja yang telah ditentukan bersama. 

2) Mengoordinasi bawahan agar operasionalinya berjalan lancar. 

3) Membuat jadwal kerja bawahan.

4) Mengawasi hasil kerja bawahan dengan baik.

5) Melatih dan memotivasi bawahan agar terampil pada bidangnya. 

6) Mengawasi pemakaian alat dan bahan pencuci. 

7) Membuat laporan perbaikan bila ada kerusakan. 

8) Membuat inventarisasi rutin pada seksi masing-masing. 

9) Membuat laporan hasil kerja anak buah.

10) Membina kerja sama dengan pengawas lainnya. 

Ada dua bagian yang dibawahi oleh supervisor ini, yakni linen dan Uniform Section dan Office Section. 

1) Linen dan Uniform Section 

Seksi ini memegang peranan yang cukup penting karena semua sirkulasi linen-linen dan seragam karyawan hotel menjadi tanggung jawabnya. Secara rinci, tugas seksi ini adalah sebagai berikut: 

- Mengatur keluar masuk linen ke dan dari departemen yang menggunakannya, terutama Housekeeping Department dan Food and Beverage Service (FnB) Department. 

- Mengatur keluar masuk pakaian seragam karyawan termasuk penjadwalan proses pencuciannya. 

- Memilah-milah linen dan seragam karyawan yang akan dicuci berdasarkan jenis, warna, serta tingkat kekotorannya.

- Merawat serta memperbaiki linen-linen serta seragam karyawan yang rusak.

- Menyimpan dan memastikan jumlah linen serta kebutuhan seragam karyawan terpenuhi dengan baik. 

- Membuat laporan keadaan linen/seragam (/nventory) dan pengajuan pembelian untuk pengantian linen-linen ataupun seragam karyawan yang telah rusak. 

Untuk menjalankan tugas-tugas di atas, Linen dan Uniform Section membagi tugasnya secara efektif kepada para petugasnya. seperti linen attendant, uniform attendant, seamstress, dan sorter. 

a) Linen Attendant 

Petugas ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 

- Menerima linen-linen kotor dari tiap-tiap lantai hotel, atau yang dikirimkan melalui linen chute, laltu.menghitung,. mencatat dan memeriksa kondisinya berdasarkan ukuran, jenis, dan tingkat kekotorannya untuk segera dikirim ke laundry plant. 

- Menerima linen-linen kotor dari outlet-outlet Food and Beverage Service hotel, seperti restoran, bar ataupun banquet, lalu menghitung, mencatat dan memeriksa kondisinya berdasarkan ukuran, jenis, warna, dan tingkat kekotorannya untuk segera dikirim ke /aundry plant. 

- Menerima, memeriksa, menghitung, mencatat dan menyimpan semua linen bersih yang sudah dicuci di laundry ke rak-rak linen yang berada di linen store/room. Jika ditemui linen-linen yang masih kurang bersih/kotor, linen attendant dapat meminta petugas Washer untuk mencuci ulangnya hingga bersih. 

- Mengatur dan memelihara sirkulasi linen yang ada di store room dengan cara: 

> Mempergunakan Sistem FIFO (First in First Out). 

> Mengatur jadwal pencucian untuk linen-linen khusus yang tidak rutin dicuci, seperti blanket, bed cover, bed pad, bed skirt, serta curtain. 

> Mengirimkan linen-linen yang perlu diperbaiki ke petugas seamstress. 

- Memeriksa dan mengirimkan semua linen bersih ke tiaptiap departemen yang terkait (Housekeeping dan Food & Beverages Services), lalu mencatat semua penukaran linen-linen tersebut ke dalam buku Linen Exchange Report. 

- Membuat laporan linen-linen yang hilang, yang dibelj oleh tamu, ataupun yang diberikan kepada tamu sebagaj souvenir, kepada Laundry Manager dan Housekeeping Manager sebagai bahan laporan penyusutan persediaan linen dan pengajuan pembelian linen baru. 

- Menjaga kebersihan linen room berikut dengan semua peralatan kerja yang ada di dalamnya. 

- Melakukan inventarisasi secara berkala, terutama di awal bulan dan akhir bulan dengan form-form inventory yang ada. 

b) Uniform Attendant 

Petugas ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 

- Menerima dan memeriksa semua uniform baru yang dikirim oleh vendor hotel ataupun hasil jahitan tailor - hotel sesuai kebutuhan karyawan. 

- Memberi kode atau nama pada pakaian-pakaian seragam karyawan berdasarkan nama ataupun departemen tempat karyawan tersebut bertugas. 

- Berdasarkan jadwal yang sudah dibuat, menerima seragam kotor dengan seragam bersih kepada semua karyawan. 

- Mengirimkan seragam yang kotor ke laundry plant, sekaligus mengambil dan memeriksa kondisi seragam yang bersih setelah dicuci. Jika masih ada yang kurang bersih/ kotor, dapat dimintakan untuk dicuci ulang hingga bersih. 

- Menarik dan menyimpan uniform yang sudah rusak atau yang sudah tidak terpakai (diganti yang baru), serta menginvetarisasi semua seragam secara berkala. 

- Membuat laporan kinerja kepada atasannya. 

c) Seamstress 

Petugas ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 

- Menerima dan memperbaiki semua linen Housekeeping ataupun Food and Beverage Service yang rusak. 

- Memperbaiki seragam karyawan yang rusak, mulai dari memperbaiki jahitan, memasang ornamen, kancing, resleting, hingga membuat ornamen baru.

- Memperbaiki pakaian tamu yang dicuci oleh bagian laundry, namun yang sifatnya minor dan disebabkan proses pencucian baik di bagian /aundry maupun dry cleaning. 

- Membuat linen ataupun ornamen lainnya yang dibutuhkan oleh hotel untuk berbagai acara, seperti bendera negara, umbul-umbul, dan bendera hias lainnya.

- Memanfaatkan linen-linen yang tak terpakai atau yang sudah rusak (out of order) untuk dipergunakan sebagai linen-linen lainnya, misalnya table cloth yang out of order menjadi glass cloth/towel. 

- Membuat laporan kinerja bulanan kepada pimpinannya. 

d) Deliver 

Petugas ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 

- Mengambil dan memeriksa kondisi linen yang datang ke linen room dan juga memilah-milah seragam karyawan berdasarkan jenis dan tingkat kekotorannya.

- Mengantarkan semua linen Housekeeping ataupun Food and Beverage Service yang bersih ke tiap-tiap floor. 

- Membantu tugas-tugas linen attendant dan uniform attendant terutama dalam pendistribusian linen dan seragam bersih. - Membuat laporan kinerja bulanan kepada pimpinannya, 

2) Office Section 

Seperti namanya, seksi ini lebih banyak menangani hal-haj yang bersifat administratif di Laundry Department dan tidak banyak berkaitan langsung dengan proses pencucian. Adapun petugas yang ada di seksi ini adalah office clerk, order taker, Counter, dan valet. 

a) Office Clerk 

Petugas ini terkadang merangkap sebagai petugas laundry counter, yang memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 

- Membantu tugas-tugas Laundry Secretary dalam hal surat menyurat terkait Laundry Department, baik untuk bagian hotel maupun dengan pihak luar hotel. 

- Mengarsipkan surat-surat yang masuk ke Laundry Department dan laporan-laporan yang telah dibuat. 

-  Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan atas penggunaan bahan pencuci. 

-  Membuat purchase requisition, store requisition, dan work order untuk kebutuhan Laundry Department. 

- Menerima dan memeriksa kondisi cucian kotor tamu yang berasal dari luar hotel. 

- Mengatur cucian tamu luar hotel yang sudah selesai tetapi belum diambil pada rak atau gantungan. 

- Membuat laporan kinerja bulanan kepada pimpinannya. 

b) Order Taker 

Petugas ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 

- Menerima telepon dari kamar tamu hotel yang ingin mencucikan pakaiannya. 

- Mencatat permintaan pencucian dari tamu termasuk permintaan-permintaan khusus (special request). 

-  Berkoordinasi dengan Valet untuk mengambil cucian kotor ke kamar tamu. 

- Menghubungi kamar tamu jika saat pengantaran kondisi kamar terkunci atau terpasang tanda/label Don't Distrub (OO). 

- Menjadi telepon operator bagi Laundry Department. 

- Membuat laporan kinerja bulanan kepada pimpinannya.

c. Charge/Billing 

Petugas ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 

- Menghitung semua biaya cucian pakaian tamu. 

- Melaporkan semua tagihan cucian tamu ke pihak Front Office Cashier untuk ditagihkan saat tamu check out. 

-Membuat laporan bulanan mengenai jumlah total pendapatan dari Laundry Department. 

- Menangani pembayaran ongkos cucian jika ada cucian tamu luar hotel. 

- Membuat laporan pendapatan keuntungan /aundry. 

d) Valet 

Petugas ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 

- Bertanggung jawab atas pengambilan dan pengembalian cucian ke kamar tamu hotel.