PROSEDUR PENGEMBALIAN (DELIVERY PROCEDURE) LAUNDRY

PROSEDUR PENGEMBALIAN (DELIVERY PROCEDURE) LAUNDRY

Petugas yang paling banyak berhubungan langsung dengan delivery procedure adalah bagian sorter dan valet. Berikut ini adalah uraian secara terperinci mengenai prosedur pengembalian. 

1. Packing 

Yang dimaksud dengan packing di sini adalah kegiatan mengemas semua pakaian bersih milik tamu yang telah selesai dicuci melalui proses laundry/dry cleaning dan siap dikirim ke kamar tamu (hotel) atau diserahkan ke tamu (counter). 

Petugas yang mengerjakan pekerjaan ini adalah petugas sorter yang sering juga merangkap sebagai checker/marker. Petugas Sorter ini akan mengumpulkan semua pakaian yang telah selesai dicuci baik laundry maupun dry cleaning ke dalam rak-rak yang disebut pigeon hole sesuai dengan Laundry/Valet List masingmasing di ruangan pemeriksaan (sorter room). 

Di sorter room, pakaian-pakaian tersebut akan dilipat oleh sorter. Hal ini dilakukan terutama pada kemeja, pakaian kasual, dan pakaian dalam (underwear). Pakaian-pakaian yang telah dilipat harus terlihat rapi dan jika dipakai tidak tampak kusut. Untuk melipat sebuah kemeja (shirt) supaya terlihat rapi, di laundry biasanya dipasang beberapa atribut (supplies), di antaranya: 

a. Shirt board, yaitu kertas/plastik keras yang digunakan untuk menunjang bagian belakang. 

b. Shirt band, yaitu kertas yang digunakan untuk mengikat pakaian yang sudah dilipat agar tidak terbuka kembali. 

c. Shirt bowtie, yaitu kertas atau plastik untuk menyangga kerah baju agar tetap tegak. 

d. Shirt plastic cover, yaitu plastik pembungkus yang digunakan untuk membungkus pakaian yang telah dilipat. 

Melipat kemeja memiliki tata caranya sendiri. Adapun tata cara melipat kemeja adalah sebagai berikut: a. Pastikan tangan dalam keadaan bersih agar tidak mengotori pakaian yang akan dilipat. Meja yang digunakan harus dalam keadaan bersih dari kotoran ataupun cairan. Persiapkan Laundry/Valet List untuk kemeja yang akan dilipat dan pastikan semua shirt supplies (shirt board, shirt band, shirt bowtie dan shirt plastic cover) tersedia guna mempermudah proses pelipatan. Cek kembali kebersihan dan kelengkapan kemeja yang akan dilipat. 

e  Cek marker / kode yang tertempel di pakaian apakah sesuai dengan Laundry/Valet List-nya. 

f. Lepas gantungan pakaiannya, kemudian kancingkan semua kancing ke lubang kancing yang tersedia. 

g. Letakkan kemeja di atas meja dengan posisi bagian punggung belakang menghadap ke atas. 

h. Pasang shirt board, merapat ke bagian kerah. 

i. Lipat bagian tangan kiri dan kanan ke arah badan dengan 3x lipat. 

j. Lipat bagian bawah 2x lipat. 

k. Balikkan kemeja, lalu pasang shirt band agar tidak lepas. 

l. Pasang bowtie, kemudian bungkus dengan shirt plastic cover. 

Pakaian-pakaian yang dilipat dan telah dikemas dalam plastic 

cover biasanya ditaruh dalam satu keranjang/rattan basket untuk setiap kamarnya. Sementara itu, pakaian formal seperti jas, gown, trousers akan digantung dan dilengkapi dengan: 

a. Hanger, yaitu gantungan baju yang terbuat dari plastik atau kawat baja. 

b. Suite plastic cover, yaitu plastik untuk membungkus kemeja, jas, dan celana panjang. 

c. Dress plastic cover, yaitu plastik untuk membungkus baju/ gaun wanita. 

d. Hanger tag, yaitu kertas/kartu yang dilengkapi dengan nama, nomor kamar, nomor marker, dan nama-nama pakaian yang akan digantung. 

Selanjutnya, petugas sorter mencocokkan jenis cucian, jumlah masing-masing cucian dan jenis pelayanannya, apakah sudah sesuai dengan daftarnya. Jika sudah lengkap, pakaianpakaian tersebut akan dikemas. Khusus jenis formal, seperti jas, long dress, masing-masing diberi plastic cover dan digantung, sementara pakaian yang dilipat dimasukkan ke dalam plastic bag sesuai dengan jumlahnya. 

Bila setiap bundle sudah diperiksa dan dicocokkan dengan yang tertera di Laundry List-nya, pakaian-pakaian tersebut Siap dikirim kembali ke kamar-kamar tamu oleh petugas valet. Langkah-langkah yang harus diperhatikan dalam menggantung pakaian adalah: 

a. Gantung pakaian yang telah dirapikan di hanger trolley. 

b. Susun satu per satu pakaian menurut kode marker, lalu cocokan antara pakaian yang digantung dan nomor kode. 

c. Gantungkan hanger tag pada setiap pakaian menurut kamar dan nomor kode. 

d. Pastikan semua pakaian yang akan dikirim ke kamar sudah dipasang suite plastic cover. 

e. Susunm gantungan pakaian menurut lantai kamar agar memudahkan dalam pengiriman. 

2. Billing 

Sembari pakaian dicuci, Laundry List/Valet List yang juga dilengkapi dengan daftar harga dibawa oleh office clerk (terkadang dirangkap oleh order taker) guna dibuatkan bill/voucher sesuai dengan nomor kamar serta dicatat dalam buku Laundry sebagai laporan. 

Billoucher yang telah lengkap selanjutnya dikirimkan ke bagian kasir di front office untuk ditagihkan kepada tamu saat check out. 

3. Delivering to Room 

Pengantaran cucian tamu hotel dilakukan oleh petugas valet setelah semua pakaian selesai diperiksa oleh checker/sorter di sorter room. Pakaian tamu biasanya dikemas dalam laundry bag dan on hanger. Laundry Bag merupakan tempat pakaian bersih milik tamu dilipat dan dikemas dalam plastik dengan rapi seperti pakaian baru, dengan berbagai accessories tambahan, seperti collar cuff untuk leher, shirt board untuk badan, shirt band untuk mengikat pakaian yang telah dilipat (bisa juga untuk T-Shirt dan kaos kaki), dan plastic cover untuk menutup pakaian yang telah dilipat. On hanger khusus digunakan untuk pakaian tamu yang berukuran besar dan sulit untuk dilipat, serta pakaian-pakaian spesial yang biasanya digantung dengan hanger dan ditutup plastik. 

Setelah semua cucian tamu hari itu selesai dikemas dengan baik, petugas valet akan mengisi form Daily Laundry Delivery Control. Pastikan agar semua pakaian tercatat dalam form tersebut agar tidak ada yang tertinggal/tertukar. 

Untuk memudahkan pengiriman cucian tamu ke kamar kamar, petugas valet biasanya mengelompokkan cucian tersebut berdasarkan lantai tempat tamu menginap. Pengantaran cucian itu dimulai dari lantai yang paling tinggi ke lantai dasar/yang paling rendah. Semua pakaian yang dicuci akan dikirim ke kamar tamu, disesuaikan dengan pelayanannya:

a. Reguler/same day service, akan diantarkan oleh valet ke kamar tamu setiap jam 19.00.
b. Express service, sudah harus dikirim ke kamar tamu dalam waktu 4 jam setelah diterima.
c. Pressing only, harus dikirimkan tidak lebih dari 1 jam service.
d. Jika cucian pakaian baru dikirim (pick up) lewat dari jam 10.00 pagi, pakaian bersih akan dikirimkan kembali keesokan harinya.

Setiap cucian yang sudah diserahkan kepada tamu _ harus

dilengkapi dengan tanda tangan tamu di Valet Pick Up dan Delivery Form, dan tamu diminta untuk memeriksa jumlah cuciannya. Jika tamu yang bersangkutan ternyata tidak berada di kamar, petugas valet diperkenankan untuk menandatangani form tersebut sebagal pertanggungjawaban ke atasan.

 Langkah-langkah yang harus diperhatikan valet dalam proses pengiriman pakaian bersih ke kamar tamu adalah sebagai berikut: 

a. Ketuk pintu atau bunyikan bel maximal 3x, dengan interval 5 detik. 

b. Ucapkan salam dan jati diri jika tamunya ada dalam di kamar. 

c. Letakkan pakain bersih sesuai dengan tempat yang diinginkan oleh tamu. 

d. Apabila tamunya tidak ada di dalam kamar, petugas valet meletakkan Laundry Card di atas tempat tidur. 

e. Jika tamu memasang Sign Privacy/Don''t Disturb, selipkan Guest Notice di bawah pintu kamar. 

f. Mengisi dan melengkapi delivery record sebagai bukti pengantaran pakaian tamu. 

g. Jika ada hal-hal yang janggal di dalam kamar, segera laporkan ke pimpinan.