Prosedur Pengambilan (Pick Up Procedur) Cucian Tamu Hotel

Prosedur Pengambilan (Pick Up Procedur) Cucian Tamu Hotel

Bisasanya Layanan pengambilan dilakukan di pagi hari, petugas valet akan  akan memeriksa sekitar jam 09.00-09.30. Karen bisanya tamu sudah bangun di jam tersebut.

1. Kamar Tamu 

Ada beberapa cara yang dapat digunakan oleh tamu hotel yang ingin menggunakan jasa laundry. Cara-cara yang dapat digunakan itu adalah: 

a. Menghubungi petugas order taker melalui telepon dengan menekan nomor tertentu (biasanya hanya 1 angka). 

b. Menggantungkan kartu pelayanan laundry (Laundry Service Tag) di pintu kamar. 

c. Memberi tahukan kepada room attendant atau floor captain. 

Mengacu pada kondisi di atas, di setiap kamar tamu telah disediakan Laundry List dan Valet List, yaitu daftar cucian dan harga cucian. Pakaian kotor dimasukkan ke /valet Lst, antara lain: 

a. Nama Tamu (Name) 

b. Nomor Kamar (Room Number) 

C Tanggal (Date) 

d. Permintaan khusus (Special Order) 

e. Pelayanan yang dikehendaki (Service Required) 

1) 3 hours service, yaitu pakaian bisa diambiV/diantar antara jam 07.00-17.00 dan akan selesai dalam waktu 3 jam (tamu akan dikenakan biaya tambahan (surcharge) 100%). 

2) Express service, yaitu pakaian diambil/diantar setelah jam 10.00 dan akan selesai sebelum jam 18.00 (tamu akan dikenakan biaya tambahan (surcharge) 50%). 

3) Reguler service, yaitu pakaian diambil/diantar sebelum jam 10.00 dan akan selesai di atas jam 18.00. 

Setelah semua Laundry/valet List selesai diisi, Laundry Bag ng berisi cucian kotor tersebut tidak diperkenankan untuk diletakkan di luar/di depan kamar. Hal ini dilakukan untuk menghindari kehilangan. 

2. Order Taker 

Jika tamu menghubungi Laundry langsung dari kamar, panggilan itu ditangani oleh petugas order taker. Hal-hal yang harus dilakukan oleh seorang order taker saat menerima telepon dari tamu adalah sebagai berikut: 

- Mengucapkan salam (greetings), "Good Morning Sir/Madam". 

- Ucapkan jati diri "Laundry Service, . . . (sebut nama) Speaking" 

- Mengucapkan Magic Word, "May | help you Sir/Madam"  

- Mencatat nama tamu tersebut. 

- Mencatat tanggal penerimaan cucian. 

- Menanyakan dan mencatat jenis pelayanan yang dikehendaki (laundry, dry cleaning atau press only). 

- Mencatat permintaan khusus dari tamu tersebut. 

- Mencatat jam/waktu menerima order tersebut. 

- Mengucapkan "Thank You" bila semua percakapan selesai. 

Setelah menerima order dari tamu, order taker akan segera memberikan order/pesanan tersebut kepada petugas va/et untuk segera mengambil cucian di kamar tamu yang bersangkutan. Semua data yang diperoleh oleh seorang order taker dicatat dalam Order Taker Book/Log Book, yang berisi Room, Calling Time, Called By, Pick up By and Valet on Duty. 

3. Valet 

Setelah menerima order/pesanan dari order taker, petugas valet segera menuju kamar tamu yang bersangkutan. Ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh seorang valet sebelum masuk ke kamar tamu. Hal-hal tersebut adalah sebagai berikut: 

- Menyiapkan semua form yang dibutuhkan, yakni valet pick up untuk mengetahui dengan pasti kamar tamu yang memesan melalui order taker. 

- Mengetuk pintu kamar tamu 3x sambil mengucapkan jati diri (laundry service). Bila tidak ada jawaban, ulangi sekali lagi. Apabila pintu dibuka oleh tamu, ucapkan salam (greetings) dan katakan keperluan Anda. 

- Bila tamu tidak berada di dalam kamar, minta bantuan Room Boy untuk membukakan pintu kamar. 

- Cek semua kantung pakaian tamu yang telah dimasukkan ke dalam laundry bag dan segera informasikan ke tamu jika mendapatkan sesuatu di dalam saku atau laporkan ke atasan jika tamu tidak berada di kamar. 

- Periksa kondisi cucian, mulai dari jenis cucian, jumlah tiap jenis cucian, nomor kamar tamu, serta jenis pelayanan yang diminta oleh tamu sesuai dengan yang ada di Laundry/Valet List. Sebaiknya, ketika menghitung cucian disaksikan oleh tamu yang bersangkutan atau petugas Room Boy. Hal ini menghindari salah hitung. 

- Jika ada bagian pakaian yang sudah rusak/robek atau ornamennya terlepas (kancing, bordir, manik-manik, dan lain-lain) sebelum proses pencucian, segera informasikan ke tamu. Namun, jika tamunya tidak ada, tinggalkan pakaian di kamar tamu dengan mengisi Acknowledgement Card agar dapat diketahui tamu. 

- Keluar dari kamar tamu dan ucapkan terima kasih kepada tamu. 

- Tutup pintu perlahan, letakan laundry bag pada kereta laundry (jika Anda membawanya). 

- Mengisi Daily Valet Collection Sheet/Record dan bawalah cucian ke /aundry plant untuk dicek oleh bagian checker. 

4. Checking 

Yang dimaksud dengan checking di sini adalah proses pemeriksaan pakaian tamu yang meliputi jumlah dan kondisi pakaian tersebut setelah diterima dari valet (di hotel) atau dari tamu Saat di counter. Petugas yang mengerjakannya disebut checker. 

Di sebagian besar hotel, petugas checker juga menangani bemberian tanda pada pakaian tamu yang akan dicuci. Oleh karena itu, petugas yang bersangkutan sering disebut checker/marker. Pakaian yang diterima biasanya berada dalam laundry bag bersama dengan Laundy List-nya. Checker akan melakukan hal-hal sebagai berikut: 

- Memeriksa ulang kesesuaian jumlah dan jenis pakaian yang diterima dengan Laundry List yang telah diisi oleh va/et atau tamu, kemudian menambahkan merk dan warna dari masing-masing pakaian. Checker juga memeriksa kembali kantung-kantung celana pakaian, memastikan tidak ada benda-benda berharga milik tamu yang tertinggal, seperti uang, cincin, sapu tangan, kertas-kertas penting atau bahkan dompet. Jika ditemukan, harus dikembalikan ke tamu yang bersangkutan atau dapat diserahkan ke bagian Lost & Found Section di House Keeping Department. 

- Setelah selesai memeriksa pakaian tamu yang akan dicuci, checker akan menyerahkan cucian kepada marker agar diberi tanda/kode berdasarkan nomor kamar tamu, dengan tujuan (i) memudahkan pencarian, (ii) memudahkan pembuatan bill/voucher, (iii) menghindari tertukar, (iv) menghindari kehilangan, dan (v) mempermudah valet saat pengiriman pakaian bersih ke kamar tamu. 

- Memilah pakaian yang harus diprioritaskan untuk dikerjakan terlebih dahulu sesuai dengan jenis pelayanan yang diinginkan oleh tamu, yakni 3Hours Service — Express — Reguler. 

- Memeriksa kembali permintaan khusus (special request) tamu terhadap pakaiannya, seperti shirt on hanger (kemeja harus digantung), folded (pakaian minta dilipat), atau starch (pakaian perlu dikanji). 

- Memahami/mengetahui jenis bahan-bahan tekstil dasaf dari pakaian-pakaian tersebut. Selain itu, harus mampu mengetahui keadaan jahitan pakaian, bahan pakaian mudah luntur/tidak, dan noda-noda yang ada pada pakaian. Selanjutnya, memisahkan pakaian-pakaian yang dominan berwarna putih, berwarna terang dan berwarna gelap. Hal ini bertujuan untuk menghindari kelunturan. 

- Memastikan kembali apakah pakaian tersebut harus dicuci melalui proses laundry atau dry cleaning. 

- Memeriksa ornamen-ornamen yang ada pada pakaian, baik berupa payet-payet maupun kancing hiasan yang sensitif terhadap panas atau bahan kimia (chemicaf. Untuk itu, ornamen-ornamen tersebut dilepas atau dicopot sebelum proses pencucian. Sementara ornamen/kancing yang tidak dapat dilepas biasanya ditutup dengan aluminium foil. 

- Jika dalam pengecekan ditemukan cacat pada pakaian, seperti sobek, warna belang, atau kancing lepas, segera dilaporkan ke tamu yang bersangkutan dan supervisor. Barang-barang yang rusak/cacat tadi ditandai dengan peniti sehingga memudahkan pemeriksaannya. Pemasangan peniti dapat juga berarti: 

v  pada kaos — agar digantung 

v pada kemeja — agar dilipat 

v dua peniti pada kemeja — agar dikanji 

Setelah proses pengecekan/pemeriksaan selesai, checker/ marker akan melakukan pemberian tanda (marker) pada pakaianpakaian tamu yang akan dicuci. Untuk setiap 1 /aundry bag digunakan satu kode yang bisa berupa angka diikuti kode hari/ bulan. 

Semua pakaian yang akan dicuci harus diberi tanda. Sementara itu, seragam/uniform tidak diberi tanda karena setiap pakaian telah diberi kode permanen. Hal yang sama berlaku untuk linen. Khusus untuk pakaian yang terbuat dari bahan-bahan yang halus, seperti si/k, satin, atau tissue, kode (pemberian tanda) tidak langsung ke pakaian, tetapi dengan collar yang ditempelkan pada lubang kancing. Hal ini bertujuan untuk menghindari kerusakan pada bahan pakaian. 

5. Washer 

Setelah dipilah-pilah antara yang harus dicuci secara laundry dan dry cleaning, dan semuanya sudah diberi tanda, cucian pakaian tamu akan melalui proses pencucian. Alur yang dilewati dalam proses pencucian ialah washing—extracting—drying—pressingfinishing/folding. 

Setelah selesai dicuci, cucian tersebut diserahkan ke bagian extractor untuk diperas. Selanjutnya, diserahkan ke drying tumbler untuk dikeringkan. Hal terakhir yang dilakukan adalah proses berapian/pelicinan dengan cara disetrika/pressing. 

6. Press Only 

Pakaian tamu yang dibawa ke Laundry Plant bellum tentu semuanya diminta untuk dicuci laundry ataupun dry cleaning). Ada kalanya, tamu hanya ingin pakaiannya dirapikan dengan cara disetrika/pressing atau mungkin hanya dengan menggunakan steam pressing. 

Jika tamu menginginkan pelayanan ini, ia hanya mengisi Press Only Form, yang biasanya tersedia bersama Laundry/Valet List. Jenis pakaian yang sering dimintakan pelayanan Press Only biasanya adalah night gown, tuxedo, necktie ataupun shirt yang terbuat dari bahan halus dan sensitif.