Cara Penanganan Telepon

Cara Penanganan Telepon 

Ada berbagai macam tata cara penanganan telepon dibedakan berdasarkan beberapa faktor. Bacalah dengan saksama penjelasan tata cara penanganan telepon yang baik dan benar di bawah. 

1. Jenis Hubungan Telepon 

Bila dilihat dari jarak jangkauannya, hubungan telepon dapat dikelompokkan menjadi empat: 

a. hubungan internal, yaitu hubungan telepon yang dilakukan di dalam suatu kantor atau organisasi, antarunit kerja dalam suatu kantor; 

b.  bubungan lokal, yaitu hubungan telepon yang dilakukan pada satu lingkup daerah dalam sata kota, hubungan ini tidak membutuhkan kode area/wilayah yang dituju; 

c.  hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon yang dilakukan antarkota atau antarprovinsi, bubungan ini membutuhkan kode area/kode wilayah yang dituju; 

d. hubungan internasional, yaitu hubungan telepon dari satu negara ke negara lain, pada saat akan melalaskan hubungan telepon internasional terlebih dahulu harus menekan nomor 001 atau 008 kemudian diikuti dengan kode negara, kode wilayah kemudian putar nomor telepon yang dituju.

2. Etika Penanganan Telepon 

Di dunia pariwisata keramahtamahan dalam hal pelayanan sangat diutamakan. Dalam hal ini tidak terlepas dari bagaimana kita melayani tamu melalui telepon yang mana tidak bertatap muka jangsung dengan mereka. Sekalipun kita bukan seorang telepon operator ataupun sebagai petugas resepsionis yang memang sehari berhubungan dengan telepon. 

a. Etika Bertelepon di Kantor 

Secara umum ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam etika telepon di kantor. Di meja operator/meja kantor hendaknya disiapkan alat tulis, buku telepon dan kertas kosong untuk mencatat pesan-pesan yang diterima. Pegang gagang pesawat telepon dengan baik. Dekatkan ke telinga dan mulut agar suara menjadi jelas terdengar dan suara yang diterima juga jelas. Hindari menggunakan kata "Hallo" saat membuka percakapan. Sebutkan identitas kantor tempat bekerja ataupun identitas pribadi orang yang menerima telepon jika diperlukan. Berusahalah menyimak dengan baik dan fokus pada hal-hal yang dibicarakan saat melakukan komunikasi dengan menggunakan telepon. Berbicara dengan sikap yang menyenangkan dan dengan tempo suara yang wajar. Pada saat melakukan komunikasi kita membayangkan seolah-olah lawan bicara ada di hadapan kita. Sebelum menutup 

percakapan ada baiknya menanyakan hal-hal yang masih dapat dibantu, apabila dirasa tidak ada halhal yang akan ditayakan segera ucapkan terima kasih dan akhiri dengan salam penutup. 

b. Etika Menggunakan Telepon Genggam 

Handphone/telepon genggam/telepon seluler (HP) saat ini menjadi sebuah kebutuhan pokok dalam berkomunikasi. Etika penanganan telepon tidak hanya diperlukan pada saat menggunakan telepon tetap (telepon rumah/kantor), tetapi juga diperlukan pada saat menggunakan telepon seluler/ handphone (HP). Pada saat kita melakukan komunikasi dengan menggunakan HP usahakan jauhi keramaian sehingga tidak mengganggu orang lain di sekitar kita dan kita pun bebas melakukan komunikasi. Pada saat ada telepon masuk, sebaiknya kita berhenti dan tidak berbicara sambil berjalan karena suara akan terputus-putus sehingga mengganggu pembicaraan. Apabila kita sedang rapat hendaknya penggunaan HP dibatasi supaya tidak mengganggu dan jika perlu HP di nonaktifkan. Gunakan handsfree saat berada dalam ruangan yang sibuk dan berisik. Hindari penggunaan nada dering Yang terlalu mencolok. Usahakan menonaktifkan HP di tempat-tempat ibadah, gedung pertunjukan, Pompa bensin, pesawat terbang atau tempat lain yang rawan dengan radiasi gelombang seluler. 

c. Etika Menggunakan Telepon Saat Mengemudi 

Belakangan ini banyak terjadi kecelakaan yang disebabkan oleh pengemudi yang melakukan komunikasi dengan ponsel/HP. Ada sebuah studi yang menyatakan bahwa menggunakan ponse} saat mengemudi akan meningkatkan risiko kecelakaan empat kali lipat. Oleh karena itu, di beberapa negara telah dikeluarkan peraturan dilarang menggunakan ponsel/HP saat mengemudi, meskipun penggunaan handsfree masih diizinkan. Jika memang keadaan memaksa kita harus menggunakan ponsel/HP saat mengemudi maka harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 

1) gunakan handsfree kit atau letakkan ponsel dalam jangkauan tangan, sehingga tidak perly mengalihkan perhatian dari jalan raya; 

2) bila kondisi tidak memungkinkan untuk menjawab telepon, abaikan saja dan biarkan voice mail menjawabnya; 

3) jika sangat mendesak, sebaiknya Anda menepi saat mengemudi atau melakukan komunikasi saat lampu lalu lintas merah sedang menyala; 

4) untuk pembicaraan bisnis yang berat dan serius sebaiknya jangan pernah menggunakan telepon saat mengemudi hal ini dapat mengganggu konsentrasi. 

d. Etika Bertelepon Bisnis 

Dalam melakukan komunikasi dengan menggunakan telepon untuk keperluan berbisnis, kita harus memperhatikan banyak hal. Kesalahan dalam melakukan komunikasi bisa menyebabkan bisnis kita mengalami kendala dan bisa merusak hubungan baik dengan rekan bisnis kita. Beberapa hal yang harus diperhatikan ketika kita melakukan komunikasi telepon bisnis, yaitu:

1) berilah salam ketika kita menerima telepon dengan baik dan hindari kata "Hallo" karena terkesan kurang formal; 

2) jangan biarkan penelepon menunggu lama; 

3) berlaku bijak apabila menghadapi penelepon yang memaksa, 

4) apabila kita betul-betul dalam keadaan sibuk tinggalkan pesan pada voice mail dan segera menanggapi pesan yang masuk setelah urusan kita selesai. 

e. Etika Menggunakan Mesin Penjawab Telepon 

Mesin penjawab telepon (answering machine) biasanya digunakan oleh orang yang jarang berada di tempat atau orang yang super sibuk. Tujuan penggunaan answering machine ini adalah agar semu4 telepon yang masuk dapat tercatat bila pemilik telepon tidak berada di tempat atau sedang sibuk Pengguna answering machine ini sebaiknya segera membuka pesan-pesan yang disampaikan supaya tidak kadaluwarsa dan segera bisa ditindak lanjuti. 

3. Tugas dan Tanggung Jawab sebagai Petugas Penerima Telepon (Operator  Telepon) 

Operator telepon adalah bagian yang bertanggung jawab dalam menangani telepon masuk dan telepon keluar. Peranan operator telepon adalah sebagai ujung tombak dari perusahaan dalam hal menyambungkan pihak luar ke pihak perusahaan ataupun sebaliknya. Selain itu operator telepon juga berperan membuat kesan/image positif bagi perusahaan dalam melayani tamu/costomer. 

Adapun tugas dan tanggung jawab operator telepon, yaitu: 

a. menangani/menjawab telepon masuk; 

b. menangani panggilan telepon keluar, 

c. menangani panggilan telepon darurat dan ancaman telepon; 

d. menjaga hubungan baik dengan tamu/customer, 

e. menjaga kebersihan ruangan;

f.  tanggap dalam menangani keluhan tamu; 

g. melaksanakan tugas dari atasan sesuai prosedur; 

h. mampu menerapkan teknik menjual produk dan layanan perusahaan melalui telepon.