Bagian Linen di Hotel (Houskeeping)

Bagian Linen di Hotel (Houskeeping)

Linen adalah jenis kain yang dapat dicuci dan diaplikasikan menjadi berbagai bentuk barang-barang hotel, seperti seprai (bedsheet), selimut (blanket), bedcover, sarung bantal (pillowcase), celemek (apron), serbet (napkin), sampai dengan seragam (uniform). 

1. Tugas dan Tanggung Jawab Linen Section di Hotel 

Dalam mengoordinasikan pekerjaan di Linen Section, hotel membuat pembagian serta rincian tugas dan tanggung jawab yang disebut job description. Job description di hotel meliputi ruang lingkup pekerjaan dan jabatan seseorang dalam hotel tersebut. 

Menurut Michael L. Kasavana, job description adalah suatu daftar terperinci tentang semua tugas utama dari suatu pekerjaan, seperti sistem hubungan dan pelaporan kerja, tugastugas tambahan, kondisi pekerjaan, bahan, serta peralatan yang dibutuhkan. Tujuan dari suatu uraian tugas atau job description menurut Boella adalah sebagai berikut. 

a. Memberikan pengertian kepada karyawan tentang tugas dan standar pekerjaan (job and performance standard). 

b. Memberi kejelasan (clarification) tugas dan tanggung jawab serta wewenang dalam struktur dan organisasi. 

C. Membantu dan mempermudah proses penempatan diri. 

d. Membantu proses pengenalan tugas, tujuan tugas yang dilakukan, serta wewenang, tugas, dan tanggung jawab petugas baru. 

e. Bermanfaat dalam rangka menginformasikan keperluan latihan dan pengembang manajemen. 

f. Dalam rangka evaluasi tugas guna kepentingan peningkatan jabatan dan gaji. 

Berdasarkan hal tersebut, Linen Section di hotel terdiri atas petugas dengan jabatan dan job description tertentu, antara lain sebagai berikut. 

a. Chief of general linen room 

Chief of general linen room memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mengusulkan desain pakaian seragam dan linen serta memelihara kelancaran operasional linen, baik secara teknis maupun administratif. 

b. Linen room supervisor 

Linen room supervisor secara umum bertanggung jawab atas kebersihan linen hotel dan pakaian seragam karyawan serta mengatur dan mengontrol perputaran linen yang ada di hotel. 

Berikut tugas dan tanggung jawab linen room supervisor. 

1) Membuat administrasi dan inventaris linen harian, mingguan, dan bulanan. 

2) Membimbing, mengarahkan, dan memotivasi para linen attendant dalam bekerja. 

3) Mengawasi pembagian linen kepada room attendant. 

4) Membuat jadwal dan evaluasi kerja linen attendant. 

5) Bertanggung jawab atas jumlah linen dan pakaian seragam karyawan di ruang linen. 

6) Mengusulkan dan mengajukan pembelian linen kepada executive housekeeper. 

7) Menerima dan melaksanakan program kerja dan tugas-tugas yang telah ditetapkan oleh executive housekeeper/atasan. 

8) Memeriksa, menulis /ogbook, dan menginformasikan tugastugas yang memerlukan tindak lanjut. 

9) Selalu membina hubungan kerja sama antardepartemen hotel. 

c. Linen attendant 

Linen attendant bertanggung jawab atas penerimaan linen dan uniform, baik yang kotor maupun bersih dari binatu (laundry). kelengkapan pengiriman linen bersih ke floor station, serta pelayanan kebutuhan /inen dan uniform departemen lain. 

Rincian tugas linen attendant, antara lain sebagai berikut. 

1) Menerima pengarahan atau briefing dari atasan mengenai pelaksanaan tugas harian. 

2) Memeriksa persediaan linen baru setelah mendapat persetujuan dari pihak manajemen. 

3) Melayani pengambilan linen dan seragam karyawan. 

4) Mencatat jenis dan jumlah linen dan seragam karyawan yang akan dicuci. 

5) Memisahkan jenis linen atau seragam karyawan yang akan dicuci. 

6) Mengirim linen dan seragam kotor ke penatu (laundry). 

7) Mengambil cucian linen dan seragam yang sudah bersih dari penatu (laundry). : 

8) Mengatur seragam karyawan sesuai dengan departemennya. 

9) Mengurus linen dan seragam karyawan yang hilang atau rusak pada saat pencucian. 

10) Melayani karyawan dari departemen lain yang membutuhkan linen atau seragam bersih. 

11) Melaporkan kepada atasan mengenai jumlah linen dan seragam karyawan yang rusak dan kotor. 

12) Melaksanakan tugas tambahan yang diberikan oleh atasan. 

13) Membina hubungan kerja sama yang harmonis dengan seluruh karyawan hotel. 

d. Seamstress 

Seamstress bertugas menjahit linen berukuran kecil, seperti sarung bantal dan sarung guling secara manual atau menggunakan jarum jahit. 

e. Tailor 

Tailor bertugas melakukan perbaikan terhadap semua linen hotel dan pakaian seragam karyawan yang harus dijahit dengan menggunakan mesin jahit. 

2. Syarat-syarat Ruang Linen ( Linen Room) d Hotel 

Ruang linen adalah ruangan yang digunakan untuk mengatur perputaran dan penyimpanan linen hotel. Pendistribusian linen hotel dilakukan pada linen room untuk memudahkan pengecekan jumlah linen. Pengecekan jumlah linen yang terdapat pada linen room dilakukan oleh linen attendant dan akan diperiksa oleh linen room supervisor. Untuk dapat menjadi tempat yang representatif dalam penanganan linen hotel, ruang linen harus memenuhi syarat-syarat berikut. 

a. Berukuran besar dan dekat dengan laundry sehingga dapat memudahkan linen attendant saat bekerja. 

b. Lantai ruangan harus selalu dalam keadaan kering dan tidak kotor. Linen attendant yang bertugas di dalamnya harus menjaga kebersihan ruang linen. 

C. Memiliki sirkulasi udara yang baik. Adanya ventilasi udara atau AC dapat menjaga linen tetap kering dan tidak lembap. Dengan demikian, linen akan terbebas dari jamur.  

d. Memiliki peralatan penyimpanan linen yang lengkap, seperti linen rack, hanger rack, iron board, seamstress table, wardrobe, linen trolley, dirty linen hamper (keranjang untuk memasukkan linen kotor), clean linen hamper (keranjang untuk memasukkan linen bersih), washbasin, filing cabinet, counter, dan linen folding table. 

e. Harus dilengkapi dengan loket pengambilan atau penukaran linen sehingga karyawan departemen lain tidak dapat memasuki ruang linen tanpa seizin linen attendant. 

f. Terdapat fire hydrant atau fire extinguisher sebagai persediaan jika terjadi kebakaran. 

g. Harus dilengkapi dengan meja, kursi, dan telepon sebagai sarana komunikasi antardepartemen di hotel saat membutuhkan persediaan linen, serta untuk memudahkan linen attendant dalam melakukan pencatatan administrasi linen. 

3. Jenis-jenis dan Fungsi Linen Hotel 

Hotel adalah sebuah industri jasa penginapan yang menggunakan linen sebagai salah satu perlengkapan operasionalnya. Linen hotel memiliki banyak jenis yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan setiap departemen. Departemen yang menggunakan linen terbanyak biasanya adalah Housekeeping Department dan Food and Beverage Department. Perhatikan penjelasan berikut untuk mengetahui jenis dan fungsi linen yang digunakan oleh kedua departemen tersebut. 

a. Housekeeping linen 

Housekeeping linen adalah linen yang digunakan oleh Housekeeping Department untuk kebutuhan operasional kamar hotel. Linen-linen tersebut terdiri atas beberapa jenis dan fungsi, yaitu seperti yang dijelaskan berikut. 

1) Bed Skirt : Menutup spring box (bed) hingga seluruh kaki bed. Warna bed skirt disesuaikan dengan interior kamar hotel. 

2) Bed Pad atau Mattress protector : Meredam panas yang terbuat dari busa kasur dan melindungi kasur dari kotoran. Bed pad dapat dibersihkan sehingga kasur tetap terlihat bersih. 

3) Bedsheet : Melapisi kasur sehingga kasur terlihat rapi, bersih, dan bebas dari debu. 

4) Pillowcase : Melapisi bantal di kamar hotel. Umumnya, pillowcase yang digunakan hotel berwarna putih. 

5) Blanket : Menghangatkan tubuh saat berada di ruangan ber-AC. 

6) Nedcover : Melindungi tempat tidur dan debu sebelum digunakan dan memperindah tampilan bed. 

7) Duvet : Pengganti first sheet dan second sheet untuk efisiensi kerja. 

8) Bed Runner  : Menghias tampilan kasur di hotel sehingga terkesan elegan. 

9) Curtain : Menghalangi masuknya sinar matahari melalui jendela kamar dan memperindah tampilan kamar hotel.

10) Towel : Mengeringkan badan setelah selesai mandi. 

11) Hand Towel : Mengeringkan tangan.

12) Face Towel : Mengeringkan wajah.

13) Bath Match : Membersihkan kaki sebelum masuk ke dalam bathtub untuk berendam. 

b. Food and beverage linen 

Food and beverage linen adalah linen yang digunakan untuk kebutuhan operasional di Food and Beverage Department, seperti restoran, bar, kitchen, dan banguet. Perhatikan tabel berikut untuk mengetahui jenis-jenis dan fungsi linen yang diperlukan oleh Food and Beverage Department. 

1) Tablecloth : Melapisi meja makan agar terkesan rapi dan elegan. 

2) Guest Napkin : Membersihkan mulut dan pakaian tamu dari sisa makanan.

3) Service  Napkin : Melindungi lengan pramusaji saat menyajikan hidangan atau menuangkan anggur (wine) ke gelas tamu.

4) Sustcloth : Membersihkan remah atau sisa makanan yang terdapat di meja makan. 

5) Glass Towel : Mengeringkan water goblet sesudah dibersihkan atau dicuci (polishing). 

6) Table Skirting : Menghias tampilan meja buffet dan menutup kaki meja sehingga terlihat rapi dan elegan. 

4. Penghitungan Persediaan Linen / Par Stock di Hotel 

Salah satu tugas dan tanggung jawab seorang linen attendant adalah memeriksa persediaan linen baru setelah mendapat persetujuan dari pihak manajemen. Saat melakukan pemeriksaan, seorang linen attendant harus membuat laporan linen secara berkala (harian, bulanan, dan tahunan) untuk menginformasikan jenis linen yang dipakai, linen yang rusak, dan linen yang perlu diperbaiki atau diganti. Dalam pengadaan linen di Housekeeping dan Food and Beverage Department, ada beberapa hal yang menjadi dasar pertimbangan, antara lain sebagai berikut. 

a. Dasar pengadaan linen di Housekeeping Department, yaitu: 

1) jumlah kamar hotel. yang dimiliki, 

2) jumlah dan jenis kasur (single, double, twin, dan king size bed),  

3) tingkat hunian kamar (room occupancy), dan 

4) kepemilikan laundry hotel. 

 

b. Dasar pengadaan linen di Food and Beverage Department, yaitu: .

1) jumlah restoran yang dimiliki oleh hotel

2) jenis linen yang dipakai di restoran, dan

3) restaurant occupancy, dan 

4) jumlah kursi di setiap restoran. 

Berdasarkan panduan tersebut, pihak manajemen housekeeping dapat menghitung jumlah linen yang diperlukan untuk satu kali operasional. Sebagai pertimbangan lain, pengadaan persediaan linen hotel disesuaikan dengan ketersediaan anggaran hotel serta pemilihan kualitas linen yang akan digunakan. Semakin tinggi standar kualitas linen yang diterapkan, semakin besar jumlah anggaran yang diperlukan untuk melakukan pengadaan persediaan linen hotel. 

Setelah linen dihitung sesuai dengan kecukupan operasional, selanjutnya adalah menghitung tingkat standar persediaan linen. Tingkat standar persediaan linen yang mencukupi untuk menunjang kelancaran setiap kegiatan operasional hotel sehari-hari dikenal dengan istilah par stock linen. Pada umumnya, persediaan linen di housekeeping ataupun restoran adalah minimal tiga par Stock. Penentuan standar jumlah par stock sangat dipengaruhi oleh tingkat hunian hotel. 

Alur penempatan tiga par stock linen. Keterangan: 

1) 1 (satu) par dipakai di kamar/restoran.

2) A1 (satu) par dicuci di laundry, 

3) 1 (satu) par disimpan di ruang linen. 

Akan tetapi, ada pula hotel yang menetapkan standar empat par stock. Jika hotel menetapkan standar empat par stock, salah satu par stock disimpan di general linen room sebagai persediaan yang digunakan untuk acara-acara tertentu atau cadangan ketika ada linen yang rusak. Adapun rumus penghitungan tingkat . persediaan linen hotel (par stock linen), yaitu: 

jumlah kamar x jumlah linen supplies x par stock 

Contoh Khasus Persediaan Linen (Par Stock di Hotel :

1) Double sheet : (12 kamar + 6 kamar) x 3 bedsheets x 3 par stock 162 buah

2) Single sheet : 34 kamar x 6 bedsheets x 3 par stock 612 buah 

3) Double bed pad : (12 + 6) x 1 bed pad x 3 par stock 54 buah 

5) Single bed pad : 34x 2 bed pad x 3 par stock 204 buah 

6) Pillowcase :  (12 + 34 + 6) x 2 case x 3 par stock 312 buah 

7) Double bedcover : (12 + 6) x 1 bedcover x 1,5 par stock 27 buah 

8) Single bedcover : 34 x 2 bedcover x 1,5 par stock 102 buah 

9) Double bed skirt :  (12 + 6) x 1 bed skirt x 1,5 par stock 27 buah 

10) Single bed skirt : 34 x 2 bed skirt x 1,5 par stock 102 buah 

11) Bath towel (12 + 34  + 6) x 2 towel x 3 par stock 312 buah 

12) Hand towel : (12 + 34 + 6) x 2 towel x 3 par stock 312 buah 

13) Face towel (12 + 34 + 6) x 2 towel x 3 par stock 312 buah 

14) Bath mat (12 + 34 + 6) x 1 bath mat x 3 par stock 156 buah 

Total persediaan linen hotel (par stock linen) dalam sehari 2.694 buah 

Itulah  materi mengenai Ruang Lingkup bagian Linen di Hotel. Semoga Bermanfaat