Penanganan Lost and Found di Area Hotel

Penanganan Lost and Found di Area Hotel 

Berikut ini adalah materi mengenai Lost and Found di Area Hotel. yang membahas mengenai barang yang ditemukan atau hilang, bagaimana kita seharusnya tindakan kita, mari kita lihat, selamat membaca.

Dalam melayani tamu yang menginap di hotel, pihak manajemen  pasti akan meningkatkan sistem keamanan hotel tersebut guna membuat hotel tetap aman dan nyaman bagi para tamu. Salah satu sistem keamanan di hotel adalah penanganan terhadap barang tamu yang hilang atau ditemukan di area hotel (/ost and found). Berikut adalah prosedur penanganan lost and found di hotel. 

a. Semua jenis barang yang ditemukan oleh karyawan hotel harus segera dilaporkan dan diserahkan ke Housekeeping Department, kemudian dicatat pada lost and found book untuk dibuatkan lost and found form. 

b. Jika karyawan hotel menemukan barang yang mencurigakan, segera lapor ke bagian Security untuk diproses lebih lanjut. 

c. Pengisian formulir lost and found harus lengkap, yang meliputi: 

1) nomor urut; 

2) tanggal dan waktu ditemukannya barang tersebut; 

3) lokasi barang ditemukan; 

4) jenis, warna, merek, dan informasi detail tentang barang temuan; 

5) nama, alamat, dan perusahaan tempat tamu bekerja (jika ada); 

6) nama dan departemen karyawan hotel yang menemukan barang; 

7) nama petugas housekeeping yang menerima barang temuan; dan 

8) tanda tangan kedua petugas yang menyerahkan dan menerima barang temuan. 

d. Barang yang ditemukan kemudian dibungkus dalam plastik bening dan dikelompokkan berdasarkan jenisnya. Hal ini bertujuan memudahkan front office dan housekeeping dalam mengidentifikasi dan mengembalikan barang temuan kepada pemiliknya. Sistem administrasi dan penyimpanan barang lost and found berdasarkan jenisnya dibagi atas tiga kelompok, antara lain sebagai berikut. 

1) Kelompok barang biasa (unva/uable things) 

Kelompok barang ini adalah kelompok barang dengan harga yang relatif murah, seperti sandal, sepatu, dan pakaian. Kelompok barang ini ditempatkan pada /ost and found box yang telah ditentukan di Housekeeping Department. Lama penyimpanan barang kelompok ini adalah sekitar satu sampai dengan tiga bulan. 

2) Kelompok barang makanan dan minuman (food and beverage) 

Barang-barang yang termasuk kelompok barang ini adalah minuman kaleng, roti, snack, biskuit, dan buah segar. Kelompok barang ini akan ditempatkan di dalam lemari pendingin yang diberi plastik bening dan tag sebagai informasi kepemilikan tamu. Lama penyimpanan barang kelompok ini adalah satu sampai dengan 3 x 24 jam. 

3) Kelompok barang berharga (valuable things) 

Kelompok barang ini biasanya ditentukan oleh faktor harga atau nilainya yang tinggi. Pulpen mahal, dokumen penting, kartu identitas, dan paspor disimpan dengan masa sedikitnya tiga sampai dengan enam bulan. Peralatan elektronik, kamera, dan sebagainya disimpan di Housekeeping Department lost and found box dengan masa sedikitnya enam bulan sampai dengan satu tahun. Selain itu, barang-barang berharga lainnya, seperti perhiasan emas, berlian, cek, uang, dan sebagainya disimpan di safe deposit box pada front office dalam suatu amplop tertutup dan disaksikan oleh general manager dan/atau front office manager, executive housekeeper, dan chief security. Kunci safe deposit box tersebut disimpan oleh controller di Accounting Department. Lama penyimpanan barang berharga ini paling sedikit enam bulan sampai dengan satu tahun. 

e. Selama dalam penyimpanan manajemen hotel, dalam hal ini, executive housekeeper akan berusaha menghubungi pemilik barang untuk menginformasikan batas penyimpanan barang tersebut adalah kurang lebih selama enam bulan. 

f. Balam proses pengambilan barang temuan yang dilakukan oleh pihak pemilik, dilakukan validasi identitas diri dan pengisian formulir fost and found disertai tanda tangan pemilik. 

g. Housekeeping Department membukukan semua barang yang ditemukan dan melaporkannya secara rutin setiap bulan kepada general manager dan chief security dengan rincian: 

1) nomor urut; : 

2) tanggal dan waktu ditemukannya barang tersebut; 

3) lokasi barang ditemukan; 

4) jenis, warna, merek, dan informasi perihal barang temuan; 

5) nama, alamat, dan perusahaan tempat tamu bekerja (jika ada); 

6) nama dan department karyawan hotel yang menemukan barang; 

7) mama petugas housekeeping yang menerima barang temuan; 

8) daftar perkiraan nilai barang temuan; 

9) tanda tangan kedua petugas yang menyerahkan dan menerima barang temuan; dan 

10) tempat penyimpanan barang temuan ( lost and found box). 

h. Jika barang yang disimpan pihak hotel belum ditemukan pemiliknya sampai batas waktu yang ditentukan, kebijakan yang akan diambil pihak hotel mengenai barang tersebut adalah: 

1) barang-barang berharga menjadi milik hotel atau dilelang untuk keperluan hotel, 

2) hasil lelang dari barang tersebut akan dicatat sebagai other income hotel, dan 

3) barang-barang yang dianggap kurang berharga atau tidak dapat disimpan lama akan diberikan kepada karyawan hotel yang menemukan atau dibuang. 

i. Barang-barang temuan ini hanya dapat dikeluarkan dari tempat penyimpanan atas usulan dan persetujuan manajemen melalui pengisian formulir dengan rincian, yaitu: 

1) nama barang temuan; 

2) momor urut dalam lost and found book; 

3) tanggal, bulan, dan tahun pengeluaran; 

4) alasan pengeluaran barang; dan 

5) tanda tangan manajemen sebagai tanda pengajuan. 

j. Jika barang yang dilelang oleh pihak hotel tidak laku, tindakan selanjutnya adalah memberikan barang tersebut kepada yang membutuhkan, seperti yayasan yatim piatu atau fakir miskin.