Pelayanan Laundry Tamu Hotel

Pelayanan  Laundry Tamu Hotel

A. PENYAMPAIAN PESANAN TAMU 

1. Setelah menerima permintaan pencucian dari tamu, order taker menyampaikan kembali semua pesanan permintaan tamu tersebut kepada va/et runner secara detail, dengan menyebutkan nomor kamar beserta semua isi pesan yang diterima (pesan yang disampaikan oleh tamu). Pesanan tamy harus segera disampaikan karena adanya batasan waktu yang ditetapkan sebagai standar oleh hotel. 

2. Pesan permintaan cucian tamu yang telah disampaikan kepada valet runner tersebut harus segera diambil. Order taker harus selalu mengingatkan bahwa standar waktu yang ditentukan dalam pengambilan cucian tamu adalah selama sepuluh menit sejak permintaan tamu diterima oleh order taker. 

3. Setelah pengambilan cucian tamu selesai dilakukan, valet runner harus segera melaporkan kembali kepada order taker untuk mengonfirmasi bahwa pengambilan cucian tamu sudah dilaksanakan. 

B. PENGECEKAN BENEFIT YANG DIDAPATKAN OLEH TAMU 

Order taker membuka data tamu yang terdapat pada komputer terlebih dahulu, lalu mengecek benefit yang diterima oleh tamu sesuai dengan benefit yang tertera pada data tamu di komputer tersebut. Cara melihatnya dapat dilakukan dengan mengetik nomor kamar tamu yang bersangkutan pada komputer, lalu lihat pada kolom guest history atau guest in house list/report. Di sana tertera benefit yang didapat oleh tamu tersebut, baik tamu perorangan maupun grup. 

Pengecekan ini dilakukan untuk mengetahui benefit yang menjadi hak tamu tersebut. Benefit yang didapatkan tentunya sesuai dengan yang dijanjikan saat pemesanan kamar (untuk tamu perorangan) atau saat penandatanganan perjanjian kontrak (untuk tamu perusahaan/grup). Benefit yang diberikan kepada tamu dapat beragam jenisnya, sesuai dengan kontrak perjanjian tamu dan hotel tersebut. Beragam benefit yang dapat diberikan kepada tamu, antara lain: 

1. free two pieces laundry (gratis laundry dua potong pakaian) yang sudah termasuk harga kamar, 

2. discount (potongan harga) beberapa persen bagi tamu yang menginap di hotel tersebut untuk waktu yang cukup lama (long-staying guest), 

3. satu set laundry (kemeja/blus, celana/rok, satu set dalaman, sepasang kaus kaki, dan saputangan) dengan harga paket, 

4. dan lain sebagainya. 

Pada prinsipnya, semua hal yang tertera pada kontrak perjanjian harus diberikan kepada tamu sehingga tidak terjadi kesalahpahaman yang mengakibatkan tamu merasa tidak puas dengan pelayanan hotel tersebut. 

C. MEMASUKKAN DAN MENAGIH PEMBAYARAN (POSTING AND BILLING) 

Memasukkan dan menagih pembayaran tamu adalah tugas dari seorang order taker. Sebelum melakukan pemasukan dan penagihan pembayaran (posting and billing), order taker harus mengecek nomor kamar tamu yang bersangkutan terlebih dahulu untuk memastikan bahwa tamu tersebut benar-benar tinggal di kamar yang tertera pada /aundry list. Jika tidak sesuai dengan data yang tertera pada /aundry list, order taker harus segera melaporkan kepada manajer atau supervisor dan selanjutnya harus segera disamakan datanya karena bisa saja terjadi kesalahan pada saat penulisan kamar oleh tamu tersebut, atau bisa juga valet tidak mengecek kembali nomor kamar setelah mengambil pesanan /aundry. Ada juga tamu yang berpindah kamar tanpa memberi tahu pihak /aundry atau tamu grup/rombongan yang tidak tidur di kamar sendiri, tetapi tidur dj kamar temannya dan tidak lapor ke front office sehingga datadatanya tidak cocok dengan yang ada di komputer. Akibatnya, bisa terjadi kesalahan saat pengantaran pakaian bersih. 

Oleh karena itu, sebelum memasukkan dan memproses pembayaran, hendaknya dilakukan pengecekan nomor kamar/ data tamu karena sangat penting untuk mencegah terjadinya kesalahan. Setelah itu, semua biaya tagihan pembayaran tamu dapat didata dan dimasukkan (di-input) ke komputer. Semua hal terkait pembayaran harus dilakukan di meja front office (kantor depan) dan tidak boleh dilakukan di departemen lain selain Front Office Department. Setelah itu, bukti pembayaran tamu (guest bill) akan tercetak. 

Dalam mencetak bukti pembayaran tamu, bukti pembayaran yang digunakan sebanyak tiga rangkap, antara lain sebagai berikut. 

1. Lembar Warna Putih 

Lembaran ini diberikan kepada tamu. Sebelumnya, lembaran ini diberikan kepada front office untuk disampaikan kepada tamu sebagai bukti pembayaran yang ditagihkan dan harus dibayarkan sebelum tamu meninggalkan hotel (check out). . 

2. Lembar Warna Kuning 

Lembaran ini disimpan sebagai arsip Laundry Department, sebagai bukti pembayaran pencucian pakaian tamu. 

3. Lembar Warna Merah 

Lembaran merah akan diberikan ke Bagian Keuangan (Accounting/Finance Department) dan akan disimpan sebagai arsip. 

D. Laporan KERJA (REPORTING AND CLOSING) 

Laporan kerja dibuat oleh seorang order taker. Laporal kerja memuat semua pekerjaan yang dikerjakan pada hat yang bersangkutan, sejak dimulainya pekerjaan (shift) hingga penutupan shift. Laporan ini dilakukan per shift. 

Closing adalah penutupan laporan semua hasil kerja yang telah dilakukan petugas /aundry, sejak laundry tersebut buka hingga tutup. Penutupan (closing) dilakukan sebelum kantor ditutup. Laporan-laporan yang dimaksud adalah sebagai berikut. 1. Laundry Revenue Report 

Laundry revenue report adalah laporan pendapatan atau pemasukan keuangan Laundry Department yang didapat dari hasil pencucian pakaian tamu pada hari yang bersangkutan. 

2. Laundry Guest Report Laundry guest report adalah laporan yang berhubungan dengan tamu, baik yang membayar maupun tidak. Pada umumnya, tamu | dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu paying guest, groups, dan complimentary guest. Paying guest adalah tamu yang membayar, baik tamu biasa (regular guest) maupun yang tinggalnya lama (long-staying guest). Group adalah sekelompok tamu yang tinggal di hotel secara bersamaan, baik dari suatu perusahaan, kelompok Organisasi, maupun pemerintahan. Complimentary guest adalah tamu yang menginap di hotel secara gratis/tidak membayar, sebagai fasilitas yang memang diberikan oleh pihak manajemen hotel. Contoh complimentary guest adalah tour guide yang telah membawa sekelompok turis menginap sehingga ia diberikan fasilitas berupa sebuah kamar gratis. 

3. Laundry Linen Report 

Laporan ini berisi semua perhitungan linen yang dicuci pada hari yang bersangkutan, yang dimulai sejak laundry buka hingga tutup. 

4. Hotel Uniform Report 

Laporan ini berisi semua perhitungan uniform (seragam karyawan) yang dicuci pada hari yang bersangkutan, yang dimulai sejak laundry buka hingga tutup. 

5. Guest Bill Report 

Laporan ini berisi semua bukti pembayaran yang harus diberikan kepada tamu dan dibayarkan sebelum tamu tersebut meninggalkan hotel. 

6. House Use Bill Report 

Laporan ini berisi semua bukti administrasi yang berhubungan dengan karyawan ataupun manajemen. 

7. Laporan Paket Laundry/Discount/Free Laundry 

Laporan yang berisi semua bukti pembayaran untuk dilaporkan ke perusahaan yang bersangkutan ataupun tamu itu sendiri. Laporan ini juga berisi keterangan benefit yang dinikmati oleh tamu tersebut, seperti diskon/free laundry. 

Semua laporan yang telah dibuat oleh order taker dan berhubungan dengan tamu yang menginap, seperti guest bill (rekening tamu/dokumen untuk mencatat semua jasa hotel yang dinikmati oleh tamu tersebut) dilaporkan dan diserahkan ke Front Office Department untuk langsung diberikan kepada tamu saat akan check out (meninggalkan hotel), sedangkan laporan yang berhubungan dengan /laundry revenue, linen, uniform, housé use/complimentary, serta paket/diskon/free laundry diserahkan ke Finance/Accounting Department (Bagian Keuangan).