Penerimaan Telepon Oleh Order Taker

PENERIMAAN TELEPON OLEH ORDER TAKER 

Order taker adalah petugas dalam Laundry Department yang mengurus kelengkapan administrasi, termasuk menerima permintaan cucian dari tamu. Petugas order taker menerima permintaan /aundry dari tamu melalui telepon. 

Dalam menerima telepon dari tamu yang menginap di hotel, terdapat etika atau tata cara yang harus dilakukan sesuai dengan standar dan prosedur yang berlaku di hotel tersebut. 

1. Etika dalam Menerima Telepon 

Etika adalah tata krama dan sopan santun yang diterapkan pada saat menerima telepon. Etika dalam menerima telepon, meliputi berbicara dengan jelas, tegas, ramah, hangat, dan bersahabat. 

Pada saat menerima telepon, hal-hal yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut. 

a. Mengangkat telepon secara perlahan dengan wajah tersenyum. Dengan tersenyum, nada suara kita ikut menyertainya sehingga terdengar enak di telinga. 

b. Berbicara dengan nada yang lembut, tetapi tidak terlalu kecil atau mendesah. 

C. Mengucapkan salam sesuai waktu dan terima kasih sebelum mengakhiri pembicaraan. 

h. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika menerima telepon, seperti log book/buku catatan dan ballpoint/pensil untuk menulis pesan yang disampaikan tamu agar tidak lupa. Catatan juga berfungsi sebagai bukti data yang telah diterima, jika suatu saat ada kesalahpahaman atau keluhan dari tamu. 

i.  Tanyakan jenis proses yang diinginkan tamu, seperti laundry, dry cleaning, atau pressing only. Jangan lupa tanyakan juga service yang diinginkannya, seperti Regular Service (selesai dalam satu hari) dengan harga normal, Express Service (selesai dalam waktu kurang lebih lima jam) dengan tambahan harga 50%, atau Three-Hours Service (service yang diberikan selama satu sampai tiga jam dengan tambahan harga 100%). Kadang kala, ada tamu yang menginginkan pelayanan cepat dikarenakan waktu yang mendesak, seperti halnya jika tamu tersebut ingin segera check out atau dinner, meeting, dan sebagainya. 

j. Ulangi pesan yang disampaikan tamu agar jelas dan tidak terjadi kesalahpahaman. 

k. Sebelum mengakhiri pembicaraan, jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada tamu dan memberikan kata-kata ajaib (magic words), seperti have a nice stay, have a nice day, atau sejenisnya. Jangan meletakkan atau menutup telepon sebelum ditutup oleh penelepon/tamu. 

m. Letakkan telepon dengan perlahan dan jangan dibanting.