Melakukan Panggilan Telepon Keluar

Melakukan Panggilan Telepon Keluar 

Menjadi seorang operator telepon maupun resepsionis yang pekerjaannya selalu behubungan dengan komunikasi telepon harus memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis layanan telepon , antarg lain sebagai berikut. 

1. Long distance call (hubungan interlokal), yaitu percakapan telepon dengan tujuan ke kota/wilayah lain tetapi masih dalam satu negara 

2. City call (hubungan lokal), yaitu percakapan telepon yang dilakukan dari satu tempat ke tempat lain dalam satu kota/wilayah 

3. Personal call, yaitu kegiatan menelepon melalui operator telepon, di mana telepon hanya akan disambungkan apabila orang yang dituju ada, dicatat sebagai beban biaya pribadi 

4. Online, yaitu apabila telepon yang dituju sedang dipakai 

5. SLI (Sambungan Langsung Internasional), yaitu hubungan telepon ke luar negeri 

Contoh: hubungan telepon dari Indonesia ke Malaysia. 

Caranya : tekan 001 — tekan kode negara — tekan kode wilayah — tekan nomor telepon yang dituju. 

6. SLJJ (Sambungan Langsung Jarak Jauh), yaitu hubungan telepon jarak jauh 

Caranya: tekan 001, setelah operator menjawab, segera sebutkan nomor telepon Anda, sebutkan nama kantor Anda, sebutkan nama kota dan nomor telepon yang dituju, sebutkan jenis permintaan yang dikehendaki biasa atau segera. 

7. International direct dial calls (IDD calls), biasa disebut hubungan internasional atau overseas call, yaitu permintaan percakapan telepon jarak jauh antar negara dengan memutar nomor awalan internasional, kode negara dan nomor regional negara yang dituju. Hubungan ini melalui operator telepon 

8. Extention/interline, yaitu menelepon dengan menggunakan nomor extension, yaitu sambungan telepon dari luar perusahaan instansi ke nomor telepon yang terdapat di dalam perusahaan/ instansi 

9. Direct line, yaitu percakapan telepon yang dilakukan seseorang dari luar perusahaan tanpa melalui operator telepon 

10. House phone, suatu fasilitas telepon yang disediakan untuk tamu biasanya di /obdy hotel. Gunanya agar para tamu bisa menghubungi langsung nomor telepon yang ada di dalam hotel 

11. Out calls, yaitu sambungan telepon dari dalam kantor ke luar kantor 

12. Freefone (bebas pulsa), yaitu fasilitas yang disediakan kantor telepon yang memungkinkan pelanggan untuk menelepon suatu perusahaan tanpa membayar, karena beban tagihan ditanggung oleh perusahaan telepon tersebut 

13. Charge advisory calls, yaitu layanan telepon untuk mengetahui biaya dan lamanya percakapan telepon, ditayakan melalui operator telepon 

14. Toll free calls, yaitu percakapan telepon di dalam atau di luar negeri dengan sistem pelayanan otomatis, di mana biayanya ditanggung/dibebankan pada orang yang dipanggil. Tol free calls biasanya digunakan di lingkungan bisnis 

Memulai bertelepon dengan benar di tempat kerja, tidak semudah bila kita bertelepon untuk keperluan sendiri. Akibat dari kesalahan yang kita lakukan akan berdampak bagi perusahaan, sekecil apapun dampak tersebut akan megurangi citra diri kita selaku staf perusahaan. 

Langkahlangkah dalam melakukan panggilan telepon, yaitu sebagai berikut. 

1. Tujuan panggilan telepon terlebih dahulu harus jelas, sebelum melakukan panggilan, isi utama untuk dipertimbangkan, yaitu: 

 - Mengapa saya menelepon

- Dengan siapa saya ingin bicara? 

- Informasi apa yang saya perlukan/saya dapatkan? 

- Akankah memerlukan tindak lanjut? 

2. Susun dengan teratur setiap pesan atau hal-hal yang akan dibicarakan. 

3. Siapkan nomor telepon yang akan dituju, jangan sekali-kali mengangkat gagang telepon sebelum nomor telepon yang dituju siap diputar. 

4. Selalu menyediakan alat tulis untuk mencatat pesan-pesan yang akan disampaikan. 

5. Angkatlah gagang pesawat telepon dan tekan nomor telepon yang akan dituju dengan mengunakan Jari telunjuk. 

6. Dengarkan nada panggil. 

7. Lakukan panggilan. 

8. Apabila telepon sudah tersambung, maka segera: 

~ salam pembuka; 

- sebutkan nama instansi/kantor yang Anda hubungi dan nomor telepon yang dituju.

9. Sebutkan nama yang diajak bicara sesering mungkin apabila sudah kenal. 

10. Segera lakukan bisnis atau utarakan dengan baik dan sopan, maksud serta tujuan menelepon, 

11. Apabila pembicraan perlu ditindak lanjuti, aturlah pertemuannya; 

12. Tutuplah pembicraan dengan ucapan terima kasih dan salam penutup serta letakkan Sagar, pesawat telepon dengan perlahan dan hati-hati. 

Teknik dalam melakukan panggilan telepon terbagi atas 2 tahap sebagai berikut. 

1. Sebelum menelepon . 

a. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi 

b. Menetapkan nama orang, sebutkan dengan jelas nama orang yang akan dihubungi 

c. Selalu menyiapkan buku catatan untuk mencatat hasil pembicaraan atau untuk menulis pokok pokok pembicaraan 

d. Susun rencana, apa yang ingin Anda katakan, kepada siapa Anda ingin menyampaikan, sasaran dan harapan apa yang ingin dicapai. 

2. Saat menelepon 

a. Angkat gagang pesawat telepon dan dengar nada pilih 

b. Tekan nomor telepon yang dituju 

c. Sesuaikan nomor kode wilayah, lokal, interlokal atau internasional 

d. Apabila nada sambung telepon sedang sibuk, tutuplah telepon sejenak, kemudian tekan atau putar kembali nomor yang dituju, atau tekan tombol redial 

e. Apabila telah tersambung, dan penerima telepon telah mengangkat, pastikan bahwa nomor telepon yang dituju sudah benar, barulah mengutarakan maksud dan tujuan 

f, Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan, sebutkan dahulu identitas dan kantor 

g. Pada saat menelepon, kendalikan pembicaraan Anda 

h. Utarakan maksud dan tujuan dengan jelas apa tujuan Anda menelepon 

i. Catat semua jawaban yang diterima 

j. Setelah selesai, akhiri dengan salam penutup dan ucapan terima kasih 

3. Menyampaikan pesan telepon 

4. Meletakkan gagang telepon 

5. Menutup pembicaraan 

Hambatan yang sering muncul saat bertelepon di antaranya sebagai berikut.

1. faktor kondisi fisik peralatan telepon 

a. Suara berisik tidak jelas 

b. Suara hilang timbul 

c. Tidak terdengar nada sambung 

d. Tiba-tiba sambungan terputus di saat percakapan sedang berlangsung 

2. Faktor pemakai (komunikator dan komunikan) 

a. Berbicara monoton dan tidak jelas pengucapanya 

b. Berbicara sambil makan 

c. Berbicara terlalu cepat 

d. Berbicara dengan desah nafas terdengar

e. Berbicara sambil kepala bergerak ke kiri dan ke kanan sehingga mengganggu suara