Tugas dan Kewajiban Setiap Seksi/ Divisi Laundry dan Dry Cleaning

TUGAS DAN KEWAJIBAN SETIAP SEKSI/ DIVISI LAUNDRY DAN DRY CLEANING 

Berdasarkan perkembangan suatu usaha atau kegiatan, setiap aturan dapat berubah sesuai situasi dan kondisi yang dibutuhkan Saat itu sehingga sudah pasti tugas dan kewajiban setiap seksi laundry and Dry Cleaning Department akan disesuaikan dengan Situasi dan kondisi yang ada. Oleh karena itu, yang akan dijelaskan di sini hanya garis besarnya saja. Faktor kebijakan pimpinan perusahaan serta keadaan situasi dan kondisi lingkungan memungkinkan terjadinya perubahan, tambahan, ataupun pengurangan di dalamnya. Contoh kemungkinan perubahan penugasan masing-masing seksi, yaitu saat ada perbaikan yang akan dilakukan oleh bagian engineering pada malam hari sewaktu laundry tidak beroperasi sehingga diperlukan petugas tambahan untuk jaga malam di laundry. 

Dikarenakan karyawan laundry yang bekerja mengoperasikan mesin-mesin cuci di laundry plant adalah para pekerja yang memerlukan ketahanan fisik yang maksimal, serta mengingat mereka juga harus bekerja pada hari berikutnya, umumnya mereka tidak akan ditugaskan hingga malam. Oleh karena itu, karyawan bagian administrasi atau sejenisnya yang tugasnya lebih ringan dari segi fisik dapat diperbantukan secara bergantian untuk bertugas hingga malam. Keadaan ini menjadi keuntungan bagi mereka untuk mendapat kesempatan mempelajari tugas-tugas operasional. Gambaran ini hanya contoh cara melaksanakan pengembangan kemampuan untuk mendapatkan tenaga terampil dari semua sektor yang diperlukan Laundry and Dry Cleaning Department, yang biasa disebut dengan training program, sekaligus sebagai cara pengaturan pekerjaan serta pengawasan yang lebih efektif. Dalam struktur organisasi Laundry and Dry Cleaning Department, umumnya seksi-seksi yang diperlukan adalah sebagai berikut. 

1. Office Section 

Pimpinan Laundry and Dry Cleaning Department adalah seorang Manager yang mengatur/mengelola dan mengendalikan semua kegiatan di dalamnya, dengan dibantu oleh para asisten serta karyawan lainnya. Segala administrasi dalam Laundry Department dipusatkan di office, antara lain: 

a. hubungan dengan para tamu, departemen, dan pelayanan melalui telepon, 

b. urusan yang berkaitan dengan karyawan, penentuan jam kerja, dan lain-lain, 

c. outside valet service atau urusan dengan tamu luar dalam hal pencucian, 

d. penghitungan biaya-biaya pencucian dan pengiriman semua rekening ke front office cashier untuk penagihan (charging and billing), serta 

e  penanganan keluhan dan gugatan tamu terhadap /aundry, yang bertujuan memberi kepuasan bagi pelanggan/tamu. 

Keenam hal tersebut menjadi tugas dan kewajiban pokok Office Section yang harus dipahami dan dilaksanakan sebaik mungkin. Selain itu, masih ada beberapa hal yang harus dilaksanakan oleh para karyawan Office Section, yaitu sebagai berikut. 

a. Hubungan antardepartemen, misalnya urusan pengambilan barang atau cucian dari Housekeeping Department, hubungan dengan store room untuk keperluan pengurusan bahan-bahan kimia atau bahan pokok pencucian di /aundry menurut prosedur yang telah ditetapkan, dan hubungan dengan Personnel Department berkenaan dengan kepegawaian, misalnya dalam hal penggajian, promosi/demosi, suratmenyurat, dan lain-lain, sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. 

b. Melakukan penanganan tamu hotel yang check out lebih awal/mendadak, tetapi sempat mengirimkan pakaiannya ke' laundry. Namun, saat proses pencucian belum selesai, tamu tersebut sudah meminta pakaian yang dicucikan tersebut dikirim ke alamat yang telah ditentukan. 

c. Mengumpulkan laporan-laporan harian, mingguan, dan bulanan, serta membuat laporan bulanan untuk administrasi pembukuan dan keuangan sebagai pertanggungjawaban operasi dan kegiatan di Laundry and Dry Cleaning Department. 

d. Melaksanakan pengaturan pekerjaan atau pembagian tugas para karyawan kantor (office clerks). Pembagian pekerjaan harus tepat, misalnya jika seorang karyawan tidak datang bekerja karena sakit atau cuti, tugas tersebut jangan sampai terhenti, tetapi harus segera diisi dengan karyawan lain. Singkatnya, pekerjaan harus berjalan lancar dan terus-menerus berkesinambungan, walaupun karyawan yang mengerjakan dapat berganti-ganti atau terjadinya perubahan manajemen. 

2. Valet Section

Valet Section biasanya berada di bawah pengawasan langsung dari asisten manajer dan manajer sendiri. Seksi ini dipimpin oleh para supervisor untuk setiap shift-nya, sesuai kebutuhan. Tugastugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut. 

a. Berseragam rapi, selalu tersenyum, gembira, dan menganggap tamu sebagai "raja". Saat berhadapan dengan tamu, seorang valet wajib berlaku sopan, baik dalam tingkah laku maupun tutur kata. Valet tidak diperkenankan bertengkar atau berselisih paham dengan tamu terkait penanganan sebuah pakaian, misalnya harus di-/aundry atau dry cleaning. Sebaiknya, beri penjelasan yang logis dan dapat diterima dengan baik oleh tamu karena seorang hotelier selalu berprinsip bahwa pelanggan/tamu adalah sumber penghasilan perusahaan. Selain itu, keluhan tamu (guest complaint) adalah masukan paling berharga untuk meningkatkan kualitas pelayanan, khususnya di Laundry Department. 

b. Membantu tamu mengisi fist pencucian yang tersedia di kamar (laundry and valet list). Selain itu, valet harus bersedia memberi petunjuk dan saran kepada tamu tentang pakaian mana yang seharusnya di-laundry atau dry clean sehingga seorang valet harus memahami karakter dan bahan-bahan pakaian yang akan dicuci. Akan tetapi, jangan memaksa tamu mengikuti saran yang diberikan. 

c. Sewaktu mengambil (pick-up) pakaian kotor di kamar tamu, ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh seorang valet, yaitu sebagai berikut. 

1) Memeriksa semua kantong pakaian yang akan dicuci secara langsung di hadapan tamu, terutama kecocokan antara isi laundry bag dan yang tertulis dalam laundry and valet list yang telah diisi tamu. Jika terdapat ketidaksesuaian, petugas valet harus segera memberitahukannya kepada tamu yang bersangkutan. 

2) Mencatat nomor kamar, nama tamu, tanggal dan jam pengambilan, serta lokasi penerimaan pakaian di pick-up book. 

d . Saat menerima laundry bag untuk dicuci, valet harus memeriksa dengan saksama setiap . keadaan pakaian yang akan dicuci, seperti f keadaan pakaian tersebut (utuh, sobek, bolong, ' ada kerusakan, atau baik-baik saja). Jika ada kerusakan, tuliskan di daftar tersebut. Kadangkadang, tamu terburu-buru mengisi laundry and valet list sehingga terjadi kesalahan, tetapi tidak ' tahu kalau ia salah mengisi daftar. Tugas valet adalah memperbaiki kesalahan tersebut. 

e. Membawa laundry bag ke laundry dan menyerahkannya kepada supervisor di ruang oP valet. Selanjutnya, bundel tersebut dikirimkan ' ke Guest Laundry Section ataupun Dry Cleaning Section sebagaimana tertulis dalam fist. Kemudian, 

laundry bag tersebut diserahkan ke bagian marker untuk diberi kode/tanda dan dicatat. 

f. Sewaktu mengirimkan kembali pakaian (delivering), sebaiknya tamu pemilik pakaian itu sendiri yang menerima. Akan tetapi, sering kali valet tidak menjumpai tamu yang bersangkutan karena tamu memiliki kesibukannya sendiri dan belum tentu tamu selalu ada di kamarnya. Melalui kerja sama yang baik dengan petugas room boy, seorang valet dapat memasukkan pakaian bersih ke kamar tamu tersebut karena room boy memiliki akses ke kamar-kamar tamu. Room boy yang akan memberikan paraf sebagai tanda pakaian tersebut sudah 

dikirimkan ke kamar tamu yang bersangkutan. Adapun dalam buku valet delivery, nomor kamar, nama tamu, jumlah potong pakaian, proses pencucian, jam penerimaan, dan nama penerimanya (tamu atau room boy) harus diisi lengkap. Jika yang menerima cucian tersebut adalah tamu yang bersangkutan, jangan lupa mintalah tanda tangannya. 

3. Dry Cleaning Section 

Dry Cleaning Section bertugas dan bertanggung jawab penuh untuk melakukan pencucian semua pakaian yang dicuci secara dry cleaning. Sebelum diproses, pakaian-pakaian terlebih dahulu disortir dan dibersihkan agar noda (stain) yang melekat pada pakaian dapat hilang sehingga tidak merusak atau menodai pakaian lainnya yang akan di-dry clean. Dry Cleaning Section terdiri atas beberapa bagian, yaitu sebagai berikut. 

a. Marker and checker 

Setelah marker menerima pakaian kotor untuk dicuci dari valet, terlebih dahulu ia harus meneliti kembali data tersebut, mulai dari kecocokan jumlah, jenis, dan isi laundry bag. Selanjutnya, ia harus meneliti setiap pakaian untuk mengetahui ada kerusakan atau tidak. Jika ada kekurangan atau kerusakan dan hal tersebut tidak tertulis di fist, list dan pakaian tersebut harus segera dikembalikan kepada valet  untuk dilakukan pembetulan seperlunya dengan tamu yang bersangkutan. 

Laundry bag yang sudah sesual dengan laundry end valet fist langsung dimasukkan dalam dry cleaning register book dan diberi tanda/kode pada setiap potong pakaiannya, sesuai dengan yang telah ditentukan, misainya A untuk hari Senin, B untuk hari Selasa, C untuk hari Rabu, dan seterusnya. Contohnya, dengan sistem FIFO (First In First Out) pemberian tanda dimulai dari A-001 milik Mr. A, A-002 milik Mr. B, dan seterusnya. 

Pemberian tanda ini bisa dilakukan dengan alat marker khusus dan apabila tidak ada, dapat menggunakan sepotong kain kecil berukuran 0,5 x 1 cm yang dilekatkan ke pakaian dengan menggunakan peniti atau dijahit (khusus untuk seragam karyawan) di tempat yang tidak merusak serat kair/ pakaian sehingga tidak mudah lepas, tetapi mudah jika ingin dilepaskan kembali. Tanda tersebut hanya dipasang selama proses pencucian saja. Tanda ini juga harus dituliskan pada laundry and valet list sehingga tamu pemilik pakaian tersebut dapat diketahui. 

Dalam hal ini, marker atau checker harus teliti dalam memberikan tanda pada pakaian dan mengumpulkan kembali semua pakaian tersebut sesuai tanda/kodenya. Tujuannya adalah menghindari tertukarnya atau ketidaksesuaian jumlah, jenis, ataupun pemilik pakaian tersebu. Sudah pasti, pelanggan/tamu pemilik pakaian akan mengeluh apabila pakaian yang diterimanya tidak sesuai atau tertukar. Oleh karena itu, penempatan tanda/kode pakaian harus rapi, tidak merusak pakaian, diletakkan di tempat terlindung, serta tidak mengganggu saat proses pelicinan (pressing). 

b. Dry deaning section 

Bagian ini mengoperasikan semua proses pencucian Ory deaning dengan mesin-mesin yang cukup rumit, tetapi menghasilkan cucian yang lebih baik. Pakaian yang dicuci secara dry cleaning juga berasal dari bahan-bahan yang halus dan berkualitas. 

Supervisor dry cleaning section harus memiliki pengetahuan administrasi dan harus mampu mengatur dan mengendalikan produktivitas bawahannya demi kelancaran dan kesesuaian mutu/kualitas yang telah ditentukan. la harus tahu semua proses pelaksanaan di dalam area dry cleaning dan pressing beserta teknik pengerjaannya. 

4. House Laundry Section 

House Laundry Section hanya menangani semua linen milik hotel, yang meliputi linen dari kamar tamu dan restoran, serta seragam karyawan (employees uniform). Bagian-bagian yang melakukannya, meliputi checker untuk uniform dan linen, linen dan uniform washer, presser, serta mangler. 

a. linen checker 

Linen checker bertugas menerima semua linen kotor yang datang ke laundry untuk dicuci. Linen-linen kotor tersebut berasal dari kamar tamu, kamar mandi tamu, dan semua fasilitas hotel, seperti bar, restoran, serta banquet. Berikut adalah tugas-tugas dan tanggung jawab linen checker. 

1) Mengecek ulang semua linen yang diterima, sesuai jenis, keadaan, dan kesesuaian jumlahnya. 

2) Menyerahkan ke Seksi Pencucian (Washer Section). 

3) Memproses linen yang sudah selesai dicuci untuk dikirimkan kembali ke General Linen Room (GLR). 

4) Membuat laporan berisi jenis linen yang masuk dalam keadaan kotor dan yang dikirimkan ke GLR dalam keadaan bersih. Laporan ini harus dibuat setiap harinya dan diserahkan ke office untuk diperiksa dan dibukukan. 

b. Uniform checker 

Uniform checker adalah petugas penerima seragam karyawan kotor dari uniform room/housekeeping. Berikut tugas dan tanggung jawab uniform checker. 

1) Meneliti dan menyortir jumlah dan jenis seragam karyawan, sesuai surat pengiriman dari uniform room. 

2) Mendistribusikan seragam karyawan yang kotor, sesuai jenis dan bahannya ke laundry atau dry cleaning dengan disertai surat pengiriman. 

3) Mengetahui teknis pencucian dari setiap department, jenis kotoran atau noda yang melekat pada setiap seragam, dan tingkat urgensi setiap seragam. Sebagai contoh, seragam mana saja yang harus didahulukan untuk segera diproses atau dicuci karena sangat dibutuhkan, misalnya seragam karyawan Food and Beverage Department, banquet, dan sebagainya.

4) Mengumpulkan kembali semua seragam karyawan yang sudah diproses atau dicuci dan mengirimkan kembali ke uniform room sesuai jumlah dan jenis seragam pada Saat diterima. 

5) Membuat laporan harian lengkap ke laundry office tentang tugas-tugas yang telah dilakukan hari itu. 

6) Mengerti kode-kode seragam karyawan yang ditentukan oleh uniform room sehingga dalam penerimaan dan pengirimannya dapat dilakukan dengan tepat. 

c. Linen and uniform washer (washman) 

Bagian ini bertanggung jawab melakukan pencucian semua seragam karyawan dan linen milik hotel. Pencucian dilakukan sesuai standar dan dapat berbeda-beda tergantung jenis bahan, warna, dan tingkat kekotorannya. Sebelum dilakukan pencucian, terlebih dahulu dilakukan pre-spotting untuk menghilangkan noda yang cukup banyak. 

d. Uniform presser " 

Bagian ini bertanggung jawab melakukan pelicinan (penyetrikaan) seragam karyawan. Perbedaannya dengan mangler adalah mangler menangani pelicinan linen-linen berukuran besar. 

e. Mangler

Bagian ini melakukan pelicinan linen-linen dengan menggunakan mesin flat roll ironer atau mesin Mangler Pada umumnya, linen-linen yang ditangani berukuran besar seperti sheet, napkin, tablecloth, dan lain-lain. 

Berikut adalah tugas mangler. 

1) Merapikan linen terlebih dahulu untuk mengurangi lipatanlipatan yang terjadi karena efek pengeluaran dari mesin peras (extractor). Tujuannya adalah agar dapat diletakkan pada terali ataupun sisi mesin roll ironer dan dapat dimasukkan tepat pada rol! dalam keadaan yang lurus. 

2) Memasukkan linen-linen ke mesin roll ironer dengan baik dan tepat sehingga dapat keluar dengan rapi dan teratur. 

3) Melipat linen dengan cara yang telah ditetapkan dan menyusun linen-linen tersebut ke dalam trolley, sebelum dikirim ke general linen room. 

5. Guest Laundry Section 

Guest Laundry Section dipimpin oleh seorang chief atau supervisor yang bertanggung jawab atas operasional dan mutu hasil kerja dalam seksi tersebut. la bertanggung jawab sepenuhnya kepada manajer di Laundry and Dry Cleaning Department. Seorang chief/supervisor guest laundry harus mengerti administrasi dan Operasional, cara pencucian pakaian-pakaian yang berasal dari bahan-bahan yang berbeda sesuai dengan standar yang berlaku, serta dapat memberi instruksi yang tepat kepada washman. 

Berikut beberapa bagian dalam guest laundry section. 

a. Marker 

Tugas marker pada Guest Laundry Section sama dengan 

Dry Cleaning Section, sebagaimana berikut. 

1) Menerima cucian dari seksi valet 

2) Memeriksa kecocokan /ist dengan pakaian yang diterima 

3) Memilah pakaian berdasarkan jenis bahan, kondisi pakaian, warna, dan tingkat kekotorannya 

4) Memberi tanda/kode pada pakaian, yang meliputi nama tamu, nomor kamar, dan tanggal pencucian pakaian 

5) Memasukkannya dalam buku register 

6) Menyerahkan pakaian-pakaian yang telah diberi tanda kepada washman 

7) Mengirimkan /ist (daftar laundry) ke office untuk dilakukan penghitungan biaya pencucian 

Apabila saat memeriksa kecocokan /ist dengan isi, marker menemukan pakaian yang sobek dan bolong, ia harus melaporkan kepada atasannya. Selain itu, marker harus mengetahui bahan-bahan pakaian, sifat-sifat bahan yang diberi tanda, hingga cara pemberian kode pakaian dengan bahan kimia yang tidak merusak pakaian-pakaian tersebut. 

Dalam memberi tanda pada pakaian, marker harus memperhatikan tata letaknya agar tidak mengganggu atau menghalangi pencucian dan pelicinannya, juga mudah dilihat oleh bagian checker. Dikarenakan jenis pakaian berbeda-beda, letak tanda-tandanya pun dapat berbeda penempatannya. 

b. Washman 

Washman bertanggung jawab dalam melakukan pencucian semua pakaian milik pelanggan/tamu hotel. Syarat utama washman adalah memiliki fisik dan disiplin kerja yang kuat karena ia harus berdiri cukup lama, mengangkat pakaian kering dan basah, serta melakukan pencucian dengan ketentuan yang ditetapkan. Pencucian pakaian dilakukan sesuai standar dan caranya dapat berbeda-beda tergantung jenis bahan, warna, dan tingkat kekotorannya. 

Sebelum dilakukan pencucian, terlebih dahulu dilakukan pre-spotting untuk menghilangkan noda yang cukup banyak. Berikut hal-hal yang harus diketahui oleh washman. 

1) Dasar-dasar pokok pencucian, sesuai dengan sifat, jenis, dan warna pakaian. 

2) Tujuan dan akibat penggunaan detergen, bahan-bahan pencuci lain, dan air (dingin, hangat, dan panas). 

3) Noda-noda yang terdapat pada pakaian dan cara menghilangkannya (pre-spotting). 

4) Jenis-jenis pakaian yang harus dicuci dengan mesin dan dengan tangan. 

5) Cara pemerasan air dari pakaian-pakaian basah yang telah dicuci. 

6) Pakaian yang harus dilicinkan dan dikeringkan dalam keadaan lembap. 

7) Cara pengoperasian mesin cuci, extractor (mesin pemeras), dan mesin pengering. 

Washman di bagian guest laundry lebih berat tugasnya karena dibutuhkan pengetahuan lebih luas terkait jenis-jenis pakaian pelanggan/tamu. Selain mencucikan pakaian tamu, washman harus menyerahkan pakaian-pakaian yang telah selesai dicuci dan diperasnya kepada presser, lalu presser dan checker akan menyelesaikannya. Penyerahan tersebut dilakukan melalui supervisor masing-masing sehingga perputaran penyelesaiannya dapat berlangsung cepat dan tepat, sesuai dengan ketentuan kerja yang ditentukan. 

c Presser 

Presser adalah bagian yang bertugas melakukan pelicinan semua pakaian tamu hotel yang telah dicuci oleh washman. Setelah dilakukan pressing, selanjutnya pakaian diserahkan kepada checker. Berikut hal-hal yang harus diperhatikan oleh seorang presser, 

1) Mengerti cara mengoperasikan setrika dan mesin pressing. 2) Wajib memelihara kebersihan mesin pressing, serta memperhatikan keadaan mesinnya agar hasil pressing tetap baik. 

3) Menerima pakaian-pakaian yang telah dicuci bersih oleh washman melalui checker atau supervisor, serta melakukan pelicinan/penyetrikaan guest laundry dengan menggunakan setrika dan mesin-mesin yang sesuai dengan jenis dan keadaan bahan-bahan yang hendak di-press. 

4) Memperhatikan kondisi pakaian yang akan di-press. Apabila ternyata masih kotor atau kurang bersih, pakaian harus dikirim kembali kepada washman untuk dilakukan penyempurnaan dalam pencuciannya. Selain itu, presser harus memastikan tidak ada kancing yang lepas atau pakaian yang robek karena pencucian atau pengekstrakan. Apabila ada, kancing dapat diminta untuk diganti dan pakaian yang robek harus dijahit. jadi, pakaian-pakaian yang sudah disetrika (di-press) harus dilipat atau digantung dalam keadaan sempurna 

5) mengetahui teknik pressing (penyetrikaan/pelicinan) pakaian yang tepat. 

d. Checker 

Tugas checker adalah sebagai berikut. 

1) Mengumpulkan semua pakaian yang telah selesai disetrika menurut tanda/kodenya, lalu memeriksanya kembali 

2) Membungkus setiap pakaian dengan rapi, sesuai cara dan ketentuan yang telah ditentukan 

3) Melakukan pendataan di buku checker 

4) Mengirimkan ke Valet Section dengan buku ekspedisi khusus untuk delivery Dalam mengerjakan tugasnya, checker harus teliti dalam 

menyatukan bundel pakaian agar pakaian seseorang tidak 

tercampur dengan pakaian dari pemilik yang berbeda, yang dapat mengakibatkan kekacauan pada administrasi guest laundry dan kemarahan pihak tamu pemilik pakaian.