Pelayanan Houskeeping Bagi Tamu Hotel

Pelayanan Houskeeping Bagi Tamu Hotel

Pelayanan housekeeping adalah segala aspek layanan yang dibutuhkan oleh tamu yang dilaksanakan sesuai prosedur yang berlaku dan batas yang telah ditentukan sesuai dengan karakter dan budaya tamu yang menginap di hotel tersebut. Dengan beragamnya karakter dan budaya tamu yang menginap, pelayanan yang serius dan sesuai sangat diperlukan. Diperlukan tenaga kerja yang kompeten dan sesuai dengan tuntutan perusahaan dan tamu. Jenis pelayanan yang disediakan oleh Housekeeping Department belum tentu dapat memenuhi seluruh kebutuhan dan permintaan para tamu. Oleh karena itu, hotel perlu menyediakan keperluan-keperluan tambahan untuk mengantisipasi kebutuhan tamu tersebut. 

Adapun untuk dapat memenuhi permintaan tamu, selain perlengkapan yang memadai, juga dibutuhkan kemampuan seorang karyawan (room attendant) yang memiliki sikap, pengetahuan, dan keterampilan yang baik. Ada beberapa hal penting yang harus diketahui dan dipelajari, yaitu sebagai berikut. 

1. Langkah langkah Menangani Permintaan Tamu 

Sikap yang profesional dalam menangani tamu dan pelayanan yang memuaskan dapat diberikan oleh pihak hotel sehingga tercipta keakraban antara pihak hotel dan tamu. Langkah-langkah menangani permintaan tamu, yaitu sebagai berikut. 

a. Ucapkan greeting dan tawarkan bantuan kepada tamu. 

b. Dengarkan dengan baik, catat, dan konfirmasikan permintaan tamu untuk menghindari kesalahan. 

c. Beri tahu jangka waktu yang diperlukan untuk memenuhi permintaan tersebut kepada tamu. 

d. Segera laksanakan atau follow up permintaan tamu sesuai dengan jangka waktu yang disepakati. 

e. Laporkan permintaan ke housekeeping (masukkan ke logbook dan formulir permintaan tamu). 

f. Identifikasi barang yang diminta. 

g. Pilih dan kirimkan barang tersebut ke kamar tamu. 

h. Letakkan dan tata barang jika diperlukan sesuai dengan fungsinya. 

i. Jelaskan cara penggunaan atau prosedur pemakaian alat sesuai dengan panduan keamanan dan keselamatan kerja. 

j. Beri tahukan standar batas waktu maksimal pemakaian (sesuai kesepakatan) dan barang akan diambil apabila sudah selesai dipakai. 

k. Tawarkan bantuan lain jika diperlukan. 

|. Apabila sudah selesai melayani permintaan tamu tersebut, mohon izin kepada tamu dengan ramah dan sopan. 

m. Jangan takut untuk menolak permintaan tamu jika memang hotel tidak dapat memenuhi permintaan tersebut. Jangan lupa juga memberikan alasan dan ucapkan permintaan maaf. 

2. Dokumen-dokumen Permintaan atau Peminjaman Barang Hotel oleh Tamu

Beberapa dokumen untuk mencatat permintaan atau peminjaman barang hotel oleh tamu adalah sebagai berikut. 

a. Housekeeping logbook 

Housekeeping logbook adalah buku yang berisi laporan singkat room attendant yang mendapat informasi langsung dari tamu mengenai perlengkapan kamar yang akan dipinjam oleh tamu tersebut. Buku ini diisi oleh bagian order taker dan disimpan Housekeeping Department. 

b. Formulir permintaan tamu 

Formulir ini diisi oleh room attendant yang mengantarkan barang yang diminta oleh tamu. Formulir ini juga menerangkan keterangan/kondisi barang pada saat dikembalikan oleh tamu. Formulir ini disimpan di Housekeeping Department. 

c. Formulir peminjaman barang hotel 

Formulir ini diisi oleh tamu yang meminjam peralatan hotel dan ditandatangani oleh tamu tersebut dan room attendant (housekeeper). Setelah diisi, housekeeper akan mengantarkan barang permintaan tamu. 

3. P osedur Peng: iman Barang yang Dipinjam oleh Tamu 

Dalam melakukan pengiriman barang yang dipinjam oleh tamu, ada prosedur yang perlu diterapkan, antara lain sebagai berikut. 

a. Pilih dan periksa barang terlebih dahulu, pastikan barang dalam keadaan bersih dan berfungsi baik. 

b. Catat jenis dan nama barang serta nama tamu peminjam barang tersebut. 

c. Kirimkan barang dan atur peletakannya dengan tepat. Beri tahukan kepada tamu tentang cara pemakaiannya jika diperlukan. 

d. Kumpulkan formulir peminjaman setelah ditandatangani tamu dan tinggalkan lembar salinannya untuk tamu (yang asli). 

e. Kembalikan salinan formulir pinjaman tersebut ke kantor housekeeping (satu lembar untuk arsip dan satu lembar untuk front office). 

f. Catat ke dalam logbook (untuk barang yang kecil, seperti fasilitas untuk kamar mandi hanya perlu dicatat tanggal dan jam pengantarannya pada logbook). 

4. Prosedur Persiapan Peralatan Kamar Tambahan untuk Tamu 

Ketika mengirimkan barang tambahan ke kamar tamu, konfirmasikan dengan tamu terkait lokasi peletakannya. Jangan lupa menyebutkan nama tamu saat berbicara dengannya atau Saat melayaninya. Prosedur persiapan peralatan kamar tambahan untuk tamu, seperti tempat tidur bayi, setrika, dan meja setrika akan dijelaskan sebagai berikut. 

a. Tempat tidur bayi (baby cot) 

1) Buka lipatan tempat tidur bayi sebelum digunakan. 

2) Letakkan tempat tidur bayi di samping tempat tidur utama. 

3) Lapisi tempat tidur bayi menggunakan bedsheet berukuran kecil. 

b. Setrika dan meja setrika 

1) Letakkan meja setrika di samping night table. 

2) Sambungkan setrika pada stopkontak yang terdapat di dalam kamar tamu, kemudian letakkan setrika pada posisi berdiri. 

3) Informasikan cara pemakaian setrika dan pengaturannya kepada tamu.